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Transition numérique : les notaires à la pointe

Signature électronique, visioconférence, plateformes, fonds d'investissement… Les notaires ont montré la voie en matière de digitalisation. Retour sur les principales avancées.
Transition numérique : les notaires à la pointe
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« La profession notariale a réussi son virage numérique ». Ces mots n'ont pas été prononcés par les notaires eux-mêmes, mais par la garde des Sceaux, Nicole Belloubet, qui avait salué le dynamisme du notariat français en la matière lors de son allocution au 114e Congrès des notaires. Il faut dire que les notaires ont très tôt saisi l'importance de se structurer et de s'organiser pour évoluer avec leur temps. Le numérique a rapidement investi leurs structures, sous l'impulsion des travaux menés par la Chambre des notaires de Paris et l'ADSN (association pour le développement du service notarial). La profession notariale a par exemple été, en 2007, la première profession en Europe à obtenir la certification d'une signature électronique sécurisée. Le 1er acte authentique totalement dématérialisé a vu le jour l'année suivante.

Puis d'autres outils ont été développés, à savoir la plateforme interactive notaviz.notaires.fr, la visioconférence, mais aussi l'automatisation des modèles d'actes avec Télé@ctes ou encore les datarooms électroniques. Le CSN a aussi permis aux notaires d'accéder aux fichiers immobiliers par le biais de la procédure ANF avec la promulgation du décret n° 2018-1266 du 26 décembre 2018.

Lors de la dernière édition du forum TechNot, Bertrand Savouré, le président de la Chambre des notaires de Paris, estimait que la question était désormais de savoir comment déployer le numérique de façon harmonieuse dans les études. Pour y répondre, la Chambre des notaires de Paris, a mis en place trois volets de travail : déployer les services nationaux développés par le CSN, servir de laboratoire de recherche et d'expérimentation, et offrir une prestation de services numériques innovants et permanents aux offices parisiens.

Désormais, l'offre de services numériques est fournie par un plus grand nombre de prestataires et les notaires remettent en question le fonctionnement de leurs entreprises. De la prise de rendez-vous à la signature de l'acte, en passant par les ressources humaines, les outils collaboratifs, l'accompagnement à la transition numérique ou l'amélioration de l'expérience client, les offres sont nombreuses. La plateforme Paris Notaires Services expérimente par ailleurs la blockchain avec une dizaine d'offices.

Quant à l'IA, 60 % des notaires disent savoir ce qu'elle est, mais seuls 30 % d'entre-deux en connaissent les utilisations, selon Olivier Vix, rapporteur général de la 69e session de l'assemblée de liaison des notaires de France. Le rapport Villani prescrit qu'elle soit doublée de l'intervention humaine, les risques de l'obsolescence programmée des professionnels et de la standardisation des services juridiques étant en jeu.

L'Espace Notarial plébiscité

Cet espace collaboratif et sécurisé a été pensé pour les notaires parisiens et développé en continu pour répondre à leurs besoins.

En permanente évolution, avec l'ajout de nouvelles fonctionnalités selon les demandes émises par ses utilisateurs, ce service compte plus 175 000 utilisateurs dont plus de 12 150 notaires et collaborateurs. Actuellement, l'Espace Notarial permet aux notaires d'accéder aux statistiques des consultations et des connexions de toutes les parties prenantes au dossier et pouvoir, lorsque le dossier est clôturé, transférer sur le serveur de l'étude le contenu complet de ce dernier. Amené à être déployé et améliorer, cet espace est pour le moment occupé par d'importants dossiers immobiliers et de plus en plus par les divorces et les successions.

Un fonds créé spécialement sur Paris

Souhaitant investir massivement afin d'accélérer la transformation digitale de leurs études, la Chambre des notaires de Paris a constitué un fonds d'investissement pour l'innovation doté de 4 millions d'euros. L'objectif ? Améliorer les outils existants, en développer d'autres ou en acquérir de nouveaux.
« Nous pourrons ainsi solliciter, via des appels d'offres les cabinets de conseil, les start-up du droit ou prendre des participations dans certaines d'entre elles, afin de développer des solutions technologiques qui seront implémentées au sein de nos études », expliquait alors Stéphane Adler, président de Paris Notaires Services.

Focus : le cas Cheuvreux Notaires

Les 300 collaborateurs de Cheuvreux Notaires, l'une des principales études franciliennes, utilisent de nouveaux outils digitaux développés sur-mesure. Affiches Parisiennes avait pu interviewer en septembre dernier Angélique Vernier, consultante en charge du projet de transformation digitale chez Octo Technology, et Xavier Boutiron, associé chez Cheuvreux aux manettes de cette «transformation extrêmement profonde» qui induit une «refonte des méthodes de travail».

« Selon moi, une transformation digitale n'est jamais terminée. Elle passe nécessairement par une prise de conscience, puis par la mise en place d'outils par les équipes dirigeantes et les collaborateurs également. Finalement, c'est un changement de culture d'entreprise, qui passe au mouvement et à la transformation permanente. Ce n'est pas un passage d'un état A à un état B, mais véritablement un changement de culture, une nouvelle posture, témoignait Angélique Vernier. Avec les associés Cheuvreux, nous avons pris la décision de construire un outil web, ergonomique et simple, fait sur-mesure pour l'étude, utilisable par tous les collaborateurs, grâce à un groupe test composé d'une vingtaine de salariés de tous les services ».

De fait, l'office a notamment développé un outil web destiné à saisir toutes les informations concernant les dossiers des collaborateurs. « Cet outil est branché via des API (Application Programming Interface, interface de programmation, N.D.L.R.) avec d'autres logiciels dont la suite Office 365, déjà en place au sein de l'étude qui permet d'avoir Word, Excel et l'agenda Outlook dans le cloud ; Trello pour faire du management visuel et de la gestion de flux ; et Box pour la gestion de documents collaboratifs en ligne », précisait la consultante.

Quant aux obligations de confidentialité, Xavier Boutiron notait : « Nous avons commencé ce projet en choisissant des solutions modernes et sécurisées pour façonner toute l'infrastructure de l'étude. De fait, nous n'avons plus de serveurs physiques mais passons uniquement par des data centers qui offrent des garanties extrêmement fortes, notamment la redondance des lieux de stockage pour parer les pertes d'informations. Ce système sécurisé vise à garantir au mieux la confidentialité de nos dossiers. » D'autres outils, tel l'espace client et des solutions de reporting analytique ou comptable pour le management devaient être développés par la suite.

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