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TechNot2018 : le notariat déploie sa stratégie numérique

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TechNot2018 : le notariat déploie sa stratégie numérique
© A.P.

La deuxième édition du “Forum Technologies et Notariat”, le fameux TechNot2018 organisé par la Chambre des Notaires de Paris, a rencontré un vif succès. Tous les aspects de la digitalisation au service des notaires, de leurs clients et de leurs offices, ont été passés en revue lors d'ateliers et de conférences.

Fort du succès de cette édition et de la précédente, la Chambre des Notaires de Paris a décidé de pérenniser ce forum qui se veut un lieu d'échanges entre les notaires et leurs prestataires de services numériques.

Ces derniers, issus de la legaltech et même des proptechs, se multiplient de façon exponentielle car la digitalisation des professions juridiques offre un boulevard d'opportunités business. La profession notariale souhaite y voir plus clair dans ce marché pléthorique.

Déployer le numérique dans les études

Il y a plus d'un an, la Chambre des notaires de Paris organisait la première édition du forum TechNot rebondissant sur le thème du numérique abordé lors du 113e Congrès des notaires de France.

L'objectif est alors d'effectuer auprès des notaires parisiens et de leurs collaborateurs une présentation des outils numériques innovants et des services digitaux développés par la profession notariale ou par des partenaires de celle-ci.

C'est aussi et surtout « un lieu d'échange entre les notaires auteurs de la transformation numérique dans leur quotidien, leurs confrères et les prestataires de services », explique Bertrand Savouré, président de la Chambre des notaires de Paris.

Au-delà de la présentation des nouveaux outils développés pour la profession, il s'agit de permettre aux notaires de mieux « appréhender les outils digitaux » et de « désacraliser un certain nombre de choses comme l'IA et la blockchain », confie Bertrand Savouré.

« Le digital apporte de la transparence, de la simplicité et du sur-mesure », ajoute Stéphane Adler, vice-président de la Chambre des Notaires de Paris.


Stéphane Adler, vice-président de la Chambre des notaires de Paris et président de Paris Notaires Services (PNS) et Jacques Binard, directeur du département technologies numérique de PSN, ont vanté les mérites de l'Espace Notarial. © A.P.

Les notaires parisiens ont décidé d'investir massivement et ensemble afin d'accélérer la transformation digitale de leurs études.

Les notaires parisiens ont décidé d'investir massivement et ensemble afin d'accélérer la transformation digitale de leurs études.

Pour ce faire, la Chambre des notaires de Paris vient de constituer un fonds d'investissements pour l'innovation doté de 4 millions d'euros avec une volonté « d'améliorer les outils existants, d'en développer d'autres ou d'en acquérir de nouveaux », détaille Stéphane Adler, président de Paris Notaires Services.

« Nous pourrons ainsi solliciter, via des appels d'offres les cabinets de conseil, les start-up du droit ou prendre des participations dans certaines d'entre elles, afin de développer des solutions technologiques qui seront implémentées au sein de nos études », explique ce dernier.

La chambre va ainsi investir dans des sociétés privées (legaltechs ou proptechs) qui offrent des services utiles pour la profession « tant que c'est déontologiquement acceptable », souligne Bertrand Savouré, président de la Chambre des notaires de Paris.

Elle pourra ainsi décider d'être en participation majoritaire dans certaines petites entreprises, par exemple dans le domaine de la prise de rendez-vous avec un doctolib notarial, ou sur la lettre recommandée électronique.

En revanche, si elle est actionnaire ou simple utilisatrice, la chambre ne sera en aucun cas certificatrice. « Nous n'avons pas de politique de labellisation, ce n'est pas notre rôle mais celui du CSN », rappelle Bertrand Savouré.


La profession notariale a réussi son virage numérique. La garde des Sceaux, Nicole Belloubet, a d'ailleurs salué le dynamisme du notariat français en la matière lors de son allocution au 114e Congrès des notaires à Cannes, en mai dernier.

De fait, les notaires ont compris très tôt qu'il fallait passer au digital. Le Conseil supérieur du notariat (CSN) travaille sur cette transition depuis de nombreuses années et a développé l'acte authentique électronique (AAE) signé à distance, la plateforme interactive notaviz.notaires.fr, la visioconférence, l'automatisation des modèles d'actes avec Télé@ctes ou encore les data-rooms électroniques. Le CSN offrira aussi dans un futur immédiat l'accès des notaires aux fichiers immobiliers par le biais de la procédure “ANF”.

« Aujourd'hui, la question est de savoir comment on déploie le numérique dans les études de façon harmonieuse », constate Bertrand Savouré.

Pour y répondre, la Chambre des notaires de Paris, a mis en place trois volets de travail : déployer les services nationaux développés par le CSN, servir de laboratoire de recherche et d'expérimentation, et offrir une prestation de services numériques innovants et permanents aux offices parisiens.

Stimuler l'innovation

Créé à l'intention des notaires afin qu'ils viennent s'informer, se former et découvrir, ce forum a aussi pour ambition de créer de la stimulation entre ces nouveaux services et d'améliorer l'offre de proposée aux clients.

« On observe qu'il y a encore très peu de temps, l'offre de services numériques était fournie par un nombre très restreint de prestataires et ça suffisait. Ce n'est plus le cas et on voit survenir toute une nouvelle offre qui pousse les notaires à réfléchir à leurs entreprises. C'est très positif car ça nous pousse à l'excellence », explique Jacques Binard, directeur du département technologies numériques de Paris Notaires Services.

De fait, la digitalisation au service des notaires est en plein essor : de la prise de rendez-vous à la signature de l'acte, en passant par les ressources humaines, les outils collaboratifs, l'accompagnement à la transition numérique ou l'amélioration de l'expérience client…il y a pléthore d'offres de services.

Une quarantaine d'exposants (institutions notariales, acteurs de la dématérialisation, partenaires de la profession, start-up…) étaient ainsi présents pour TechNot 2018.

« L'objet de ce forum est la provocation et le challenge, c'est bien de voir ce qui se fait ailleurs, ça nous tire vers le haut », ajoute Stéphane Adler.

Ce dernier confie ainsi que Paris Notaires Services est en pleine phase d'expérimentation de la blockchain, avec 8-10 offices notariales, pour réaliser des sortes d'empreintes de l'état de la documentation d'un dossier.

Pour Gilles Babinet, digital champion de la France auprès de la Commission européenne, qui a ouvert le forum, l'innovation est largement à la portée des notaires à condition qu'ils imposent une volonté forte du management et des tutelles, forment leur capital humain, créent une feuille de route ambitieuse sur le long terme et mettent en place une culture de l'expérience utilisateur à partir du traitement de données.

S'embarquer dans l'IA

En introduction, Gilles Babinet a défini l'IA comme le moyen d'« être capable de faire que les ordinateurs peuvent traiter des environnements à haut niveau d'incertitude ».

Olivier Vix, notaire rapporteur général de la 69e session de l'assemblée de liaison des notaires de France intitulé “L'intelligence artificielle : la voie du futur ?”, a souligné que 60 % des notaires estiment savoir ce qu'est l'IA, mais seulement 30 % savent comment elle est utilisée.

Pourtant, celle-ci peut s'avérer très pratique pour la profession notariale, notamment en matière d'automatisation de rédaction d'actes notariés et pour la veille juridique. Olivier Vix a d'ailleurs plaidé pour que le CSN achète Watson (le robot avocat) afin de « faire économiser des millions d'heures de recherches juridiques aux notaires ».

Stéphane Adler a ensuite expliqué comment la Chambre des notaires de Paris, en partenariat avec la legaltech Hyperlex, a pu créer la base Vidoc (ancienne base Bien) grâce à l'IA. Avec son algorithme, Hyperlex a réussi à traiter des millions d'informations détenues par la Direction générale des Finances publiques sur l'usage des immeubles en à peine un mois, alors qu'il en aurait fallu plus de 24 à des personnes pour le faire.

« La DGFip a été extrêmement étonnée de la rapidité à laquelle on a pu traiter ces données », a-t-il confié. Le traitement de la donnée immobilière est effectivement un axe de recherche important pour les notaires et leurs clients.

« L'IA rend de nombreux services à des métiers du droit qui peuvent ainsi renforcer leur particularité. C'est un outil au service des notaires ou des avocats », a expliqué le professeur agrégé Mustapha Mekki.

L'IA permet d'abord la proximité en mettant le client ou l'usager au cœur de la prestation juridique. Elle accroît aussi l'efficacité avec un gain de temps, et permet donc d'offrir des services moins chers. Enfin, elle renforce la sécurité, « au sommet de la hiérarchie des valeurs pour les notaires » ces « magistrats de l'amiable ».

Pour Gilles Babinet, « ça nous ouvre un champ du possible tout à fait extraordinaire ».

Toutefois, cette IA produit de nombreux risques, dont celle de l'obsolescence programmée des professionnels et de la standardisation des services juridiques. C'est pourquoi le rapport Villani prescrit qu'elle soit impérativement doublée de l'intervention humaine.

« Peu importe qu'elle soit artificielle, pourvu qu'il y ait de l'intelligence », a conclu Bertrand Savouré sur une note d'humour.

Un espace collaboratif victime de son succès

Collaboratif, fiable et sécurisé, l'Espace Notarial est un outil pensé par les notaires parisiens et développé en continu pour répondre à leurs besoins.

Ce service est ainsi en permanente évolution avec l'ajout régulier de nouvelles fonctionnalités sollicitées par ses nombreux utilisateurs, dont plus de 12 150 notaires et collaborateurs.

« La plateforme génère un engouement avec à peu près 175 000 clients utilisateurs, ce qui justifie son développement », explique Stéphane Adler, président de Paris Notaires Services.

Au 7 novembre 2018, l'espace avait déjà hébergé 28 500 dossiers et 6,5 millions de documents, soit 13 To. Pour le moment, cet outil permet aux notaires d'avoir l'autonomie pour :
• assurer la confidentialité des échanges ;
• mettre à jour les dossiers en ligne ;
• répondre en ligne aux questions posées par les différentes parties au cours de la consultation ;
• accéder aux statistiques des consultations et des connexions de toutes les parties prenantes au dossier ;
• pouvoir, lorsque le dossier est clôturé, transférer sur le serveur de l'étude le contenu complet du dossier (documentation, questions / réponses, traces des connexions et des consultations), ou le transférer à une autre étude.

Côté pratique, si « le fer de lance de cet espace est aujourd'hui représenté par les gros dossiers immobiliers », les usages se développent et « il est de plus en plus utilisé, notamment pour de simples divorces ou dossiers de succession », confie Stéphane Adler. Cet espace va donc être déployé et amélioré « car nous sommes sur des services qui évoluent en permanence avec un plan très ambitieux d'intégration de briques d'IA », ajoute Jacques Binard.

Côté cybersécurité, les notaires ont pris toutes les précautions d'usage. L'Espace Notarial est uniquement accessible aux études raccordées au réseau notarial du PNS. Il est hébergé au sein de la plateforme de services de la Chambre des Notaires de Paris. Les données se trouvent dans un datacenter localisé à Paris, tandis que les sauvegardes sont répliquées dans un second Datacenter.

Ce sont ces différents atouts qui font la réussite sans conteste de l'Espace Notarial. Ce dernier a d'ailleurs déjà été utilisé par la Métropole du Grand Paris dans le cadre de l'appel à projets géant “Inventons la Métropole”, et aussi par la Ville de Paris, la SNCF, la région Ile-de-France et d'autres collectivités




Anne MOREAUX
Journaliste

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