Un sondage, réalisé en 2018 par YouGov, a révélé que 91 % des entreprises estimaient que la robotisation allait transformer durablement la fonction finance. Il faut dire que les avantages à recourir à la RPA (Robotic process automation) et au process mining sont nombreux, comme ont pu en témoigner les intervenants de ce 8e webinaire de la CRCC de Paris, consacré à la fonction finance et organisé en partenariat avec l'Association des directeurs financiers et de contrôle de gestion (DFCG).
« L'audit des processus à l'aide d'outils tels que le process mining la RPA et la revue du contrôle interne peuvent être sources de nouvelles opportunités, de prestations contractuelles pour les CAC », a assuré en introduction Serge Yablanski, co-président de la commission Audit informatique de la CRCC de Paris, et animateur de la conférence en ligne.
Pour brosser le cadre des débats, c'est Armand Angeli, président du groupe CSP/RPA/AI de la DFCG, qui a d'abord été invité à prendre la parole. « Il n'y a pas une grande entreprise, une ETI, qui ne soit intéressée par l'automatisation, la standardisation, la robotisation des processus », a-t-il introduit, citant l'étude PwC “Priorités 2019 des directeurs financiers”, qui a révélé que pour 79 % des directeurs financiers de grandes entreprises interrogés, la digitalisation et l'automatisation des processus représentaient des enjeux majeurs, devant la standardisation et l'harmonisation des processus (64 %) et l'optimisation du coût de la filière finance (29 %). Parallèlement, 55 % de ces directeurs financiers estimaient que la robotisation des transactions, du reporting et des opérations de clôture étaient prioritaires.
« Aujourd'hui, on souhaite optimiser les processus quels qu'ils soient, sur tous les cycles fournisseurs, clients, etc., a-t-il expliqué. De tous temps on a voulu refondre ces processus. On a démarré par de gros classeurs papiers, on organisait l'entreprise, la finance par processus. Puis on a mis en place des ERP pour essayer de gérer ces processus et de les améliorer en faisant du lean process. On les a centralisés, mutualisés, on les a délocalisés à travers des CSP et puis on les a encore améliorés avec le cloud et l'OCR
(reconnaissance optique des caractères) », a-t-il poursuivi, ajoutant que, grâce à ces robots qui gagnent en intelligence, il était possible d'innover plus encore dans ces processus.
Mais quels sont les objectifs, dans ce cadre ? La réduction l'utilisation du papier et l'obtention des processus numériques de bout en bout, du front office vers le back office ou du client au fournisseur.
Si, à l'origine, des ERP avaient été mis en place pour gérer ces processus, à côté des applications métiers et sectorielles, ces outils ne communiquent pas toujours entre eux. Les directeurs financiers ont donc, dans un premier temps, demandé à leur service informatique de mettre en place des API (interfaces de programmation) c'est-à-dire des ponts entre ces ERP et ces applications métiers.
Mais cette méthode prend du temps et représente un coût élevé, comme l'a souligné Armand Angeli. D'où le recours à la RPA, pour « de relier toutes ces applications et faire en sorte qu'une personne qui passe d'une application à une autre soit remplacée par des robots ».
Il s'agit, de surcroit, d'outils réputés simples et faciles à mettre en œuvre, et peu coûteux au départ, selon Armand Angeli. « Les directeurs financiers n'avaient plus, du moins au début, à s'adresser à l'informatique. Mais ces robots ont connu un succès assez mitigé. On a attendu beaucoup d'eux », a rappelé l'ancien financier, indiquant que l'on se tournait désormais vers des robots plus intelligents. « On rajoute des couches d'IA pour les rendre cognitifs, de sorte qu'ils remplissent mieux les tâches ce qu'on souhaite leur assigner ; on parle de RPA, de RPA cognitive, d'intelligence augmentée, on utilise le big data, les algorithmes, le machine learning, le data mining et le process mining pour qu'ils soient vraiment efficaces, a-t-il ajouté. On va vers des plateformes d'automatisation, depuis les simples robots vers des plateformes complètes, afin prendre en compte tout cela, avec le cœur du réacteur que constitue le process mining ». Finalement, les acteurs concernés se sont rendus compte qu'il n'était pas aisé d'automatiser une tâche ou un processus sans qu'il ait été au préalable revu, refondu, et simplifié.
Qu'est-ce que la RPA ?
La RPA a pour objectif d'assister les humains en réalisant les tâches répétitives et liées à de forts volumes. « On sait que tout le département financier est évalué sur sa capacité à améliorer l'efficacité et la qualité des données. La RPA touche directement à ces deux métriques, en permettant de réaliser des économies, d'améliorer la précision des traitements, et donc le temps et la qualité de ces mêmes traitements », a ensuite expliqué El Mehdi Ntayeba, directeur du pôle RPA chez Humans4help, invité à expliquer concrètement le fonctionnement de la RPA.
« Il s'agit d'un assistant virtuel qui est là pour vous accompagner, vous soulager au quotidien, s'occuper des tâches faible valeur ajoutée. Mais il faut bien lui expliquer ce qu'il doit faire. Il n'a pas l'intelligence humaine pour prendre des décisions, mais il peut interagir avec l'interface utilisateur, qu'il s'agisse d'une application web ou desktop », a-t-il poursuivi, soulignant que ce robot pouvait réaliser tout ce qu'un humain savait faire sur son poste de travail : lire un mail et sa pièce jointe, faire des saisies dans 10 systèmes qui communiquent entre eux, etc.
Mais pour autant, El Mehdi Ntayeba l'a assuré, ces robots ne sont pas conçus pour nous remplacer. L'humain sera toujours maître la RPA, qui est présente pour nous assister. A titre d'illustration, une étude a notamment montré que l'on passe 80 % du temps à chercher de la donnée, et 20 % à l'exploiter, puis à l'analyser et à agir en conséquence. Grâce la RPA, il est possible de demander au robot d'aller chercher ces données depuis différentes sources durant la nuit. Le matin, l'extraction des données étant faites, leur exploitation par l'intelligence humaine peut être réalisée. « Le robot n'a pas de limite, tant que l'on peut faire quelque chose manuellement sur l'ordinateur, le robot sait le faire », a assuré El Mehdi Ntayeba.
La réduction du temps d'exécution, selon le temps de réponses des applications, est de l'ordre de 60 % à 80 %, tandis que la réduction du coût du traitement atteint 30 % à 60 %. « En termes rentabilité, on fait beaucoup d'économies car on va “recruter un robot”, il a un coût annuel fixe, on peut lui affecter autant de tâches que possible », a témoigné le directeur du pôle RPA.
Concernant le contrôle interne, le robot contrôle toutes ses actions, et peut tout tracer par défaut. Il est possible de le personnaliser et d'ajouter des points de vérification et de contrôle, des traces ou des log exploitables, adaptables pour le process mining. En termes de conformité, la RPA permet de garantir la qualité en évitant les erreurs humaines (calcul, saisie, etc.). Le robot est par ailleurs disponible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.
« Vos équipes vont pouvoir se concentrer sur tâches à faible valeur ajoutée et le reste sera toujours liée à des tâches humaines », a finalement souligné le spécialiste, indiquant que l'infrastructure (cloud par exemple) importait peu.
Pour aller plus loin, justement, il est possible de coupler la RPA au process mining ?
Le principe du process mining
Le process mining consiste à analyser les processus à partir des données d'événements, ces données venant des systèmes informatiques (selon la définition du “père” du process mining, le professeur Wil van der Aalst).
« De plus en plus quand un processus est exécuté, on utilise des applications ou SI qui laissent des traces, des données d'événements. Avec le process mining, ce processus est analysé de manière automatique à partir de ces données d'événements, au lieu que cela soit fait, comme auparavant, par interview ou par échantillonnage. On change les paradigmes de l'analyse des processus ou même de l'audit des processus tel qu'il existe actuellement », a ensuite expliqué Fabrice Baranski, CEO de LogPickr, la start-up gagnante du HackAudit 2019 organisé par la CNCC.
Selon lui, LogPicker peut traiter n'importe quel type de processus : un parcours sur un site web, l'utilisation d'un logiciel. « Nous utilisons logPicker pour identifier les tâches à faible valeur ajoutée - qui peuvent être ensuite automatisée - et identifier réellement et éliminer goulots d'étranglement ».
Le RPA et le process mining permettent ensuite de réaliser des cartographies, d'optimiser les processus et d'augmenter la rentabilité. Grâce au process mining, on constate en effet, en termes de gain de performances : + 35 % de tâches automatisées, - 87 % d'erreurs dans les dossiers, commandes et factures, et un gain de temps de 40 % pour se consacrer à d'autres projets. Le ROI global se mesure entre 30 % et 200 % dès la première année, selon les chiffres communiqués par les intervenants.
A l'origine, c'est pour démocratiser le process mining aux ETI et PME que LogPickr a candidaté au hack audit de la CNCC. La start-up a pour ambition de rendre accessible cet outil au plus grand nombre, sans que des compétences particulières ne soient nécessaires pour l'utiliser.
Il s'agit finalement d'un outil très puissant en matière de conformité, pour Serge Yablanski, qui a conclu par ces mots : « On nous a levé les barrières déontologiques qui limitaient les conseils pouvant être donnés aux clients. On peut leur apporter de la valeur ajoutée en proposant certaines missions, comme le diagnostic RGPD. Pourquoi ne pas analyser la performance des processus, qui est une grande tendance ? ».
