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Organes Sociaux et Covid-19

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Organes Sociaux et Covid-19
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Les réponses apportées par les ordonnances du 25 mars 2020 pour protéger leur fonctionnement.

Les mesures de confinement prises pour lutter contre l'épidémie de Covid-19 perturbent considérablement les sociétés (et autres personnes morales) sur le plan économique, mais leurs causent également des difficultés pour faire fonctionner leurs organes sociaux, en pleine période d'arrêté de comptes et d'assemblées annuelles. La loi d'urgence du 23 mars 2020 et deux des ordonnances promulguées le 25 mars 2020 proposent des solutions.

Une portée très étendue

Ces ordonnances (n°2020-318 et 2020-321) visent à permettre la continuité de fonctionnement des organes sociaux des “personnes morales et entités dépourvues de la personnalité morale” en dépit des perturbations résultant notamment du confinement. Elles couvrent notamment les sociétés civiles et commerciales (SA, SAS, SARL, SCI, etc.), les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers (obligataires), les groupements d'intérêt économique (européens ou non), les coopératives, les associations et les fondations.

Trois objectifs poursuivis

Ces mesures ont une triple finalité :
1. aménager certaines obligations auxquelles sont soumises ces personnes morales ;
2. donner aux personnes morales dont les statuts ne prévoient aucune alternative à des réunions en “présentiel” la possibilité de faire fonctionner leurs organes sociaux par d'autres moyens, sachant que le droit commun des sociétés, notamment les règles applicables aux SAS, offre déjà de nombreuses alternatives ;
3. permettre la mise en œuvre des ajustements rendus nécessaires par la situation présente, en particulier les mesures de confinement, et les sécuriser au plan juridique.

Une application dans le temps encadrée

Ces mesures exceptionnelles sont applicables pendant la période courant du 12 mars 2020 jusqu'au 31 juillet 2020 (sauf prorogation par décret jusqu'au plus tard le 30 novembre 2020).

Parmi les mesures dérogatoires prises à ce jour figurent les points suivants :


Délai supplémentaire pour la tenue des assemblées annuelles


Les entités dont les comptes ont (ou auront) été clôturés entre le 30 septembre 2019 et un mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire bénéficient d'un report exceptionnel de 3 mois de la date à laquelle ces comptes doivent être soumis à leurs assemblées générales, sauf dans le cas où la personne morale concernée a désigné un commissaire aux comptes et que celui-ci a émis ses rapports sur les comptes avant le 12 mars 2020.

Ainsi, une société ayant clôturé ses comptes au 31 décembre 2019, pourra les soumettre à l'approbation de ses associés au plus tard le 30 septembre 2020 (contre le 30 juin 2020 selon les règles de droit commun).

Réunions d'associés : modalités assouplies

Adaptation des conditions dans lesquelles l'assemblée se tient

Lorsque une assemblée est convoquée en un lieu affecté par une « mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires » - tels que les mesures actuelles de confinement ou, précédemment, l'interdiction de réunions au-dessus d'un seuil déterminé, le représentant légal (ou l'organe chargé de convoquer cette assemblée) peut décider qu'elle se tiendra sans présence physique des associés (ou autres personnes ayant le droit d'y assister), ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Dans le même esprit, lorsqu'une assemblée se tient en « présentiel », le représentant légal (ou l'organe chargé de sa convocation) peut décider que les membres de ces assemblées participant à distance seront pris en compte pour le calcul du quorum et que leurs voix seront prises en compte dans le vote des résolutions.

Recours étendu à la consultation écrite

Outre les dispositions destinées à faciliter la tenue des assemblées, les ordonnances permettent de recourir à la consultation écrite des membres de la personne morale concernée, sans qu'il soit nécessaire que les statuts le prévoient, mais dès lors que ce mode de consultation est autorisé par la loi pour la décision concernée.

Recours à la communication électronique

La communication par message électronique est par ailleurs validée pour permettre la transmission aux membres d'une assemblée de documents devant être mis à la disposition préalablement à sa tenue en application de la loi.

Enfin, lorsqu'une société cotée sur un marché réglementé est tenue de procéder à la convocation d'une assemblée d'actionnaires par voie postale, aucune nullité ne sera encourue lorsqu'une telle convocation n'aura pu être effectuée par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société.

Des conditions de mise en œuvre très simples

Aucune modification des statuts n'est requise pour la mise en œuvre de ces dispositions temporaires qui, le cas échéant, prévaudront sur toute clause contraire.

Elles sont applicables quel que soit l'ordre du jour de l'assemblée. Les décisions soumises à ces assemblées peuvent donc relever du quotidien de la société (approbation des comptes, renouvellement de mandats…) soit être plus exceptionnelles (augmentation ou réduction de capital, fusions, émission de valeurs mobilières…).

Les moyens de télécommunication retenus pour la participation à distance devront permettre l'identification des participants et garantir leur participation effective.

La mise en œuvre de ces dispositions exceptionnelles doit être notifiée aux membres de l'assemblée au moins trois jours ouvrés avant la date de l'assemblée, par « tous moyens permettant d'assurer leur information effective » et, s'agissant des sociétés cotées par voie de communiqué diffusé par la société.

Validation des mesures prises

L'ordonnance élimine par ailleurs tout risque de contestation des conditions de convocation de l'assemblée en précisant expressément que la modification du lieu de l'assemblée ou des modes de participation ne constituera pas une irrégularité de convocation.

Dispositions applicables aux organes d'administration

Moyens modernes de communication et maintien de la collégialité

L'ordonnance permet de recourir de manière systématique et en l'absence de toute disposition statutaire ou figurant dans un règlement intérieur, aux conférences téléphoniques ou audiovisuelles pour réunir les organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction des sociétés et autres personnes morales de droit privé. Afin de maintenir le caractère collégial de ces organes, il est précisé que le dispositif retenu devra permettre l'identification des participants et garantir leur participation effective par la transmission, au minimum, de la voix des participants et assurer la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Pour éviter toute difficulté ultérieure sur ce point et démontrer que ces conditions auront été satisfaites, il paraît prudent que ces délibérations soient enregistrées.

Aucune restriction quant aux sujets traités

Comme pour les assemblées, l'ordonnance ne limite en aucune manière les sujets pour lesquels ces modes exceptionnels de fonctionnement peuvent être utilisés par les organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction, permettant ainsi un fonctionnement de plein exercice de ces organes essentiels pour la pérennité des entreprises.




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