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Le virage digital du notariat

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Le virage digital du notariat
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Les notaires sont aujourd'hui de plus en plus nombreux à utiliser, et même parfois à développer, des outils digitaux spécifiques à leurs offices afin de gagner en efficience.

La révolution digitale additionnée au vent de libéralisation de la profession notariale insufflé par la loi Macron ont conduit une bonne partie des notaires à saisir les opportunités offertes par le numérique.

Ils sont ainsi de plus en plus nombreux à utiliser, et même parfois à développer, des outils digitaux spécifiques à leurs offices.

Succès du 2e Forum Technologies et Notariat à Paris :

Un notariat dynamique

Comme le soulignait l'an dernier la Chambre de Paris à l'occasion de son premier Forum Technologies et Notariat, « la mutation digitale est aujourd'hui une demande des Pouvoirs publics, une attente des clients des études et une nécessité pour la gestion et le fonctionnement des offices notariaux ».

Depuis la loi pour une République numérique du 7 octobre 2016, la France s'adapte progressivement à la dématérialisation des circuits d'information. Les professionnels du droit ont ainsi été dans les premiers à prendre ce virage digital, dont le notariat.

La garde des Sceaux, Nicole Belloubet, a d'ailleurs salué le dynamisme du notariat français en la matière lors de son allocution au 114e Congrès des notaires à Cannes, en mai dernier. Elle a aussi rappelé que notre notariat est vigoureux et même « reconnu comme un acteur de la sécurité juridique fiable selon les critères du fameux classement international Doing business ».
« Notre avance technologique est un gage d'indépendance pour la profession. Il faut continuer à innover sans relâche. Ce département mettra aussi en place un incubateur dans lequel nous pourrons accueillir des start-up. Il faut accélérer cette mutation, essentielle pour l'attractivité du notariat », lançait Pierre-Luc Vogel, président honoraire du Conseil supérieur du notariat (CSN). Désormais président de l'Association pour le développement du service notarial (ADSN), ce dernier profitait du Forum Technologies et Notariat pour annoncer la création d'un département Recherche et développement au sein de l'association.

Ainsi, avec la maîtrise des nouvelles technologies de l'information et de la communication, la profession notariale renforce ses missions actuelles et en remplit d'autres, en assurant son rôle de tiers de confiance dans une économie numérique mondialisée.

Innovations technologiques au sein des offices

L'innovation est aujourd'hui encouragée dans toutes les études : actes signés à distance, visioconférences, data-rooms électroniques, automatisation des modèles d'actes, partage de documents en ligne, identité numérique, protection du patrimoine immatériel des clients, blockchain… Les nouveaux outils et process font florès.

Ainsi, les 300 collaborateurs de Cheuvreux Notaires, l'une des principales études franciliennes, utilisent depuis peu de nouveaux outils digitaux développés sur-mesure. En pleine transition digitale, l'étude a fait appel à des consultants de chez Octo Technology pour développer « un outil web unique destiné à saisir toutes les informations concernant les dossiers des collaborateurs » en suivant la méthode agile.

« Cet outil est branché via des API (Application Programming Interface, interface de programmation, N.D.L.R.) avec d'autres logiciels dont la suite Office 365, déjà en place au sein de l'étude qui permet d'avoir Word, Excel et l'agenda Outlook dans le cloud ; Trello pour faire du management visuel et de la gestion de flux ; et Box pour la gestion de documents collaboratifs en ligne. Ce dernier outil est utilisé dans l'esprit de collaboration dans l'étude Cheuvreux, mais également dans l'optique d'un partage avec les clients finaux », explique Angélique Vernier, consultante en charge du projet de transformation digitale de l'étude Cheuvreux.

Même si c'est tout à fait dans l'air du temps, entamer une transition digitale n'est pas une décision à prendre à la légère. « Notre réflexion a commencé très en amont, plus d'une année avant de faire appel à Octo Technology, et d'adhérer à leur méthode agile », confie Xavier Boutiron, associé chez Cheuvreux aux manettes de cette « transformation extrêmement profonde » qui induit une « refonte des méthodes de travail ».

Développement des plateformes interactives

Les études ne sont pas les seules à avoir pris rapidement le virage digital pour offrir de nouveaux services à la clientèle. Les instances représentatives du notariat ne sont pas en reste.

Ces dernières ont ainsi constitué le bras séculier de la modernisation et de l'automatisation de missions telles que la publicité foncière, l'accès aux données immobilières et à l'état civil, la gestion de dossiers juridiques complexes en ligne pour les instances locales, ou encore la gestion de fichiers pour le compte des Pouvoirs publics.

Le CSN a d'ailleurs lancé l'an dernier notaviz.notaires.fr. Cette plateforme des services en ligne des Notaires de France apporte un premier niveau de réponse aux questions pratiques que se posent les Français. On y trouve des questionnaires interactifs, des vidéos, mais aussi des simulateurs (plus-values, frais immobiliers, prêt à taux zéro…). Les Français peuvent aussi accéder à des services, tels que BailMyself, pour rédiger un bail sous seing privé, et Mon notaire – Ma succession, pour déterminer qui sont ses héritiers et anticiper les droits de succession. Ils peuvent aussi trouver un notaire près de chez eux en utilisant le service de géolocalisation, ou encore contacter les instances professionnelles ou le médiateur du notariat.

Côté développement de la relation client, de nombreuses études sont en train de repenser leur gestion de la clientèle en établissant des plateformes d'échange et ainsi instaurer plus d'interactivité. Elles font ainsi appel à des start-up spécialisées dans la sphère notariale comme FoxNot, MyNotary, Legalstart ou Komi Doc.

« L'ensemble des notaires — nouveaux nommés comme notaires en exercice — et l'ensemble des collaborateurs du notariat doivent être convaincus de l'importance du développement du numérique dans la relation client et dans l'évolution de nos activités », souligne Pascal Julien Saint-Amand, notaire associé et président du Groupe parisien Althémis.

Le développement des plateformes interactives, qu'elles facilitent l'avancement des dossiers entre les professionnels ou bien le dialogue avec les clients, répond non seulement aux attentes des collaborateurs et de la clientèle mais améliore l'efficience des offices.

« Pour notre profession, la dématérialisation permet d'entrer de plain-pied dans l'ère du numérique »

À propos du numérique, Didier Coiffard, ancien président du CSN, expliquait lors du dernier Congrès des notaires à Cannes, en mai dernier :

« Sur le numérique, nous sommes relativement avancés, même si cela nécessite d'être sur le qui-vive en permanence. Pour les Français qui fréquentent nos études, la partie la plus visible de notre travail grâce au numérique reste l'acte électronique.

Il ne s'agit pas d'un acte papier signé puis scanné. Tout le processus est entièrement électronique. Cela permet à l'État de gagner en productivité sur la gestion des fichiers et les données fiscales. Désormais, le télé@cte permet de dématérialiser 100 % de nos actes. Les actes électroniques représentent un flux de 12 000 actes par jour.

Pour notre profession, la dématérialisation permet d'entrer de plain-pied dans l'ère du numérique, mais aussi d'apporter plus d'interactivité lors des rendez-vous. Aujourd'hui, les personnes participent à l'élaboration de leur acte et sont plus attentives. Cela devenait aussi fastidieux de signer 150 pages lors d'un achat immobilier. Grâce au numérique, nous avons mis en place des plateformes d'échange avec l'État : les bases statistiques immobilières dont les indices sont labellisés par l'Insee, aident l'État, les départements et les communes à engager des politiques publiques.

Actuellement, nous travaillons sur l'acte authentique à distance. Mon étude est équipée de ce système, et c'est le cas de 900 études en France. D'ici la fin de l'année, la visioconférence devrait être opérationnelle pour l'ensemble de notre profession. »

L'efficacité du portail IntraNotaires

Le réseau IntraNotaires, géré par la Direction des systèmes d'information de la Chambre des notaires de Paris, est un portail professionnel qui permet aux offices :

- d'accéder de manière exclusive aux services métiers mis en œuvre par le notariat ;

- d'être protégés vis-à-vis d'internet par l'utilisation de pare-feu et de mécanismes antivirus ;

- de disposer de moyens performants et économiques pour s'interconnecter avec un bureau annexe et bénéficier d'accès en télétravail.




Philippe CHARRESSON
Journaliste

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