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Le numérique : levier du business développement des avocats

Présenté le 3 juin dernier à l'occasion des États généraux de la prospective, de l'innovation et du numérique du Conseil national des barreaux, le guide de l'avocat numérique synthétise l'état actuel du savoir juridico-numérique.
Le numérique : levier du business développement des avocats
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Par Pascal Mendak - Legal development, Groupe Fargo // Twitter : @PascalMendak

Conçu et rédigé par d'éminents spécialistes, le guide de l'avocat numérique permet à l'avocat de mieux appréhender le cadre juridique et technologique de son développement numérique. L'un des forts enjeux « réside dans la capacité à intégrer des outils technologiques capables de faciliter l'exercice professionnel dans l'objectif d'améliorer la relation client », explique Pascal Eydoux, président du CNB.

Le focus synthétique qui suit ne reflète pas l'intégralité du guide de l'avocat numérique qui traite aussi bien les outils, les projets français et européens, la question des noms de domaines ou bien encore les modes alternatifs de règlement des conflits.

Parmi les moyens mis à disposition des avocats, les fonctionnalités d'e-barreau se sont largement développées ces dernières années notamment dans la dématérialisation de la procédure civile, commerciale et administrative, les actes d'expertise via la plateforme Opalexe citée par Me Patrick Le Donne. Le CNB et la Chancellerie poursuivent leur travail de partenariat, afin que la généralisation de la dématérialisation se concrétise au cours de l'année 2016, le cabinet du garde des Sceaux étant prudent, faisant référence au premier semestre 2017.

Sa dénomination est encore peu connue des avocats présents aux États généraux, la plateforme e-dentitas leur permet de déléguer à leurs collaborateurs et au personnel administratif la possibilité d'accéder à leurs dossiers. Une limite, l'accès par login mot de passe exclut pour le moment l'envoi de messages aux juridictions dans le cadre du service e-barreau. La clé restera nécessaire.

Quant aux échanges avec les clients, le cloud privé des avocats a été mis en service depuis le 7 mars 2016 pour faciliter des liaisons totalement sécurisées avec leurs clients au moyen d'une adresse de messagerie du type prenom.nom@avocat-conseil.fr

L'utilisation de messagerie gratuite proposée par des acteurs mondiaux du web est fortement déconseillée, comme l'a rappelé Me Éric Caprioli le 3 juin dernier aux États généraux. Aisément accessible, la convention d'honoraires en ligne peut être consultée par les clients sans qu'ils aient à disposer d'un certificat via un espace sécurisé.

Rapidité, efficacité donc pour se concentrer sur la valeur ajoutée du praticien du droit.

Certes, des lenteurs sont encore constatées par les avocats pour les transmissions, les « tuyaux » sont encore trop étroits et encombrés à certaines heures de la semaine. Conscient de ces difficultés, le CNB travaille à une amélioration de ces services avec la Chancellerie.

Des outils connectés toujours plus performants

Comme le soulève le cabinet Bensoussan, la diversité des objets connectés qui font partie de l'univers professionnel des avocats facilite, accélère et optimise en temps réel leur communication avec leurs clients. Suivi des dossiers, applications dédiées qui complètent leurs sites, réseaux sociaux, recueil et exploitation des données (l'arrivée de data scientits dans les cabinets…) permettent aux avocats de se rapprocher davantage de leurs clients. Maîtrise de la loi informatique et libertés, et bientôt du futur règlement sur les données personnelles détaillé par Me Massimo Bucalossi et data marketing font partie du quotidien d'un certain nombre d'entreprises d'avocats.

Être connecté en permanence quels que soient le lieu et le support utilisé, nécessite un apprentissage sans cesse renouvelé. Le concept Atawad (any time, any where, any device, any domain) de Xavier Dalloz Consulting et l'avocat connecté qui déploie les outils nécessaires à son activité et à sa communication ne devront pas mettre au second plan la relation humaine individualisée que chaque praticien continuera à déployer en repensant la relation client qui doit se réinventer avec des supports numériques qui facilitent et accélèrent la relation de proximité. La « glocalisation » citée par Me Thierry Wickers (global + local), empruntée à David B. Wilkins (Harvard) est plus que jamais d'actualité.

Exercice de la profession, nouvelles opportunités et communication

L'évolution du cadre strict de la déontologie depuis la loi du 17 mars 2014 et de son décret du 28 octobre de la même année (Réglement intérieur national de la profession d'avocat (RIN), art. 10) permet désormais la sollicitation personnalisée, qu'elle soit sur support papier ou numérique, comme le développe Me Dominique Piau, sous réserve d'une stricte application des règles qu'il détaille et largement expliquées dans le Vade-mecum de la communication des avocats publié en mars 2016.

Avant tout, il importe d'exiger le consentement exprès des destinataires du message qui doit être rédigé avec clarté et précision. L'avocat devra préalablement aussi bien définir son ciblage et le coût de sa prestation.

Dès lors qu'elle n'est pas dénigrante, mensongère ou comparative et qu'elle n'est pas réalisée par SMS, toute publicité est désormais possible comme le rappelle Me Jean-Luc Médina.

La communication de l'avocat constitue un outil indispensable au développement de son activité pour s'adresser pertinemment à ses clients. Elle sera ciblée, savamment dosée via toute la panoplie du brand content (Relations presse, articles de blog, vidéos pédagogiques proposées par des professionnels confirmés et précédées, le cas échéant, d'un media training pour ne rien laisser au hasard.

Autre opportunité qui n'est pas issue cette fois de la loi mais de la pratique, la présence sur les plateformes développées au départ via des start-up d'intermédiation entre clients et avocats se développe et s'inscrit dans une évolution de la prospection et de la pratique. Face aux initiatives de ces acteurs de la legal tech, dont certains ont pris quelques libertés avec les règles déontologiques de la profession d'avocat, le CNB a lancé le 7 juin une plateforme, la seule qui atteste et garantit qu'un avocat est « derrière le clavier » selon Me Didier Adjedj, qui détaille ces nouvelles pratiques dans le guide de l'avocat numérique.

Cette collaboration en ligne permet à tout avocat de présenter en quelques lignes son activité et ses domaines de compétence, la possibilité d'intégrer un blog, en proposant un rendez-vous téléphonique ou une consultation écrite. Une attention particulière devra être portée à la rédaction de cette présentation pour optimiser la visibilité de l'avocat. Cette présentation renverra opportunément au site du cabinet. Prise de rendez-vous téléphonique, informations tarifaires, formulaire-questionnaire et engagement de réponse dans les 48 h sont également garantis. Dès lors que l'avocat a répondu sous ce délai qu'il se chargeait d'accompagner le client, il précisera le délai pour apporter sa réponse écrite.

Facturation (les informaticiens des cabinets auront quelques adaptations à réaliser entre la comptabilité du cabinet et la plateforme..), engagement de paiement, suppression de toutes les informations et réponses du site dans les 72 h sont également organisés. Il importera donc de télécharger rapidement les questions et les réponses apportées…

Prendre le temps de lire ce nouveau guide (+ de 150 pages) ou le récent vade-mecum sur la communication de l'avocat n'est pas toujours aisé, comme le témoignent certains avocats, mais ce temps est nécessaire pour faire évoluer et consolider leurs pratiques.

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