AccueilDroitActualité du droitLa gestion digitalisée du cycle de vie des contrats (CLM): une nécessité pour les entreprises à l’aune du covid-19

La gestion digitalisée du cycle de vie des contrats (CLM): une nécessité pour les entreprises à l’aune du covid-19

Les engagements contractuels pèsent sur la gestion des contrats qui tendent à devenir inefficaces durant leur cycle de vie, mais également non conformes aux nouvelles exigences réglementaires de plus en plus nombreuses comme le RGPD par exemple.
La gestion digitalisée du cycle de vie des contrats (CLM): une nécessité pour les entreprises à l’aune du covid-19
© DR

DroitActualité du droit Publié le , Béatrice Croisé et Cassandre Garcia, étudiantes au sein du LL.M. Law and Tax Management, EDHEC Business School.

En effet, chaque contrat a un cycle de vie qui va de sa rédaction à son utilisation jusqu’à son renouvellement ou son expiration. Or selon une étude menée par Deloitte Taj en 2019[1], seules 36% des entreprises sont proactives dans l’utilisation de nouvelles technologies afin d’améliorer la gestion des risques juridiques.

Définition et enjeux du CLM

Avant de mettre en évidence les enjeux du CLM pour les entreprises, il convient d’en rappeler les points essentiels

Définition du CLM

La gestion du cycle de vie des contrats représente l’ensemble des bonnes pratiques qui s'appliquent à toutes les étapes de ce cycle. Ces dernières doivent être adoptées non seulement par la direction juridique mais également et surtout par l’ensemble des équipes opérationnelles, non-juristes.

Y incorporer de l’intelligence artificielle à travers les solutions CLM apparaît comme un moyen adapté pour régler ces dysfonctionnements, maximiser la performance et réaliser des économies. L'objectif est d’augmenter l’efficacité opérationnelle de l’entreprise tout en maîtrisant le risque contractuel.

La gestion digitalisée du cycle de vie des contrats intervient lors de différentes étapes de la vie d’un contrat, de sa création à son exécution, puis à son renouvellement. Son but principal est de centraliser le stockage des contrats afin d’assurer l’exécution et la gestion de tous les engagements contractuels.

Pour ce faire, les services juridiques d’une entreprise s’appuient sur des logiciels de gestion proposant plusieurs services, notamment la gestion automatisée et rapide des contrats de tout type, et leur création fondée sur des modèles préapprouvés et conformes aux réglementations en vigueur.

Le processus de gestion des cycles de vie des contrats fait l’objet d’une rationalisation, jugée nécessaire du fait des enjeux développés ci-dessous.

Les enjeux d’une bonne gestion des cycles de vie des contrats pour une entreprise

L’enjeu premier d’une bonne gestion des cycles de vie des contrats est financier. En effet, selon l’IACCM, une mauvaise gestion des contrats coûte aux entreprises en moyenne 9% de leurs revenus chaque année[2]. En parallèle, KPMG établit qu’une mauvaise gestion des contrats peut faire perdre à une entreprise jusqu’à 40 % de la valeur d’un contrat[3].

La gestion 100% numérique d’un contrat permet donc d’économiser du temps et de l’argent, cette économie pouvant être directement réinvestie dans le développement de l’entreprise et l'approfondissement des activités à plus haute valeur ajoutée. En effet, le déclin de l’efficacité et de la performance des contrats réside dans le dysfonctionnement de tâches répétitives. C’est un investissement rentable que les plus grandes entreprises ont compris : selon une étude menée par le groupe Aberdeen en 2020[4], les entreprises qui sont leaders de leur secteur ou de leur marché dépensent en moyenne 74% de plus que tous leurs concurrents en outils informatiques pour mieux gérer leurs contrats.Un autre enjeu est la crédibilité dégagée par l’entreprise lui permettant d’attirer de nouveaux clients et surtout de pérenniser sa clientèle existante. Selon une étude menée par le groupe Paystream Advisors en 2016[5], 70% des entreprises qui ont implémenté une solution CLM ont noté une amélioration de 70% de leur capacité à gérer les renouvellements de contrats. Adopter une gestion automatisée pour ses contrats est donc gage de qualité aux yeux des clients qui accordent davantage leur confiance à ces entreprises.

Le CLM, indispensable pour permettre aux entreprises d’évoluer dans l’ère post-Covid

La crise de la Covid-19 pousse les entreprises à accélérer leur transformation digitale. Le CLM offre des solutions pour que celle-ci soit effective en matière de gestion des contrats.

La réalité post pandémie

La crise de la COVID-19 a changé le mode de fonctionnement des entreprises (distanciation sociale, confinements, travail à distance), en impactant la continuité de leurs activités après la pandémie. En effet, d’après la publication de l’INSEE sur l’économie et la société à l’heure du numérique, s’appuyant sur les chiffres de la Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques du ministère du Travail (DARES)[6], on comptait seulement 3 % de télétravailleurs réguliers (pratiquant le télétravail au moins une fois par semaine) en 2017. Désormais, au printemps 2021, un peu plus d’un quart des salariés sont en télétravail, dont plus du tiers en télétravail intégral 5 jours sur 5[7].

Il est probable que les entreprises adoptent définitivement un rythme hybride entre distanciel et présentiel selon leurs besoins. Les avancées obtenues lors de la pandémie, telles que l’adoption de nouveaux outils technologiques favorisant un déroulement fluide des processus contractuels, doivent donc être maintenues et encouragées. Les entreprises ont pris conscience de la nécessité de s’adapter aux défis, notamment digitaux, de demain.

La réalité post-pandémie rend les solutions technologiques de gestion des contrats essentielles à la continuité des activités des entreprises, alors même qu’elles étaient seulement considérées comme un atout avant l’épidémie. En effet, les entreprises qui ont le mieux résisté à la pandémie, qui est venue accélérer la transformation digitale notamment des métiers du droit, sont celles qui avaient le plus d’avance dans leur digitalisation comme l’affirme Bertrand Baret, Consulting Leader WEM chez EY en juin 2020[8]. Ainsi, selon l’enquête « Impact de la crise de la Covid-19 sur le secteur juridique » menée en 2020 par Wolters Kluwer, les outils de signature électronique et d’automatisation des processus documentaires et contractuels figurent parmi les principales technologies dans lesquelles les professionnels du droit prévoient d’investir (63 % et 40 % respectivement)[9].

La digitalisation, pilier du CLM

La digitalisation s’impose à diverses étapes du cycle de vie des contrats.

Automatisation des documents pour la création de contrats

Lorsque les contrats et les documents juridiques sont rédigés manuellement, les services juridiques se retrouvent souvent à devoir revoir et réadapter des copies d’anciens contrats provoquant ainsi des pertes de temps et d’argent, voire même des erreurs. Outre le souci de performance et d’efficacité, l’automatisation de la gestion des contrats peut réduire les coûts administratifs liés aux contrats de 25 à 30%[10].

L’automatisation de la création des contrats repose sur une bibliothèque de modèles de contrats que les autres départements peuvent choisir, comprenant les clauses standard que l’entreprise a déjà approuvées. En créant des normes pour les formulations, les clauses et la conception des contrats-types, la conformité des contrats utilisés par l’entreprise est assurée. Des veilles juridiques sont néanmoins indispensables afin d’incorporer les nouvelles lois, politiques ou réglementations aux contrats en cours.

Outil de collaboration documentaire pour la révision des contrats

Afin d’optimiser la collaboration de plusieurs parties sur un même contrat, d’améliorer la fiabilité, de mieux gérer le temps et de gagner en efficacité, il est important de rationaliser et d’accélérer le processus de révision, d’édition et de gestion des contrats. Un outil de collaboration documentaire permet ainsi d’accélérer la création de contrats de 33%[11].

Outil de signature électronique pour l’approbation des contrats

Les signatures manuscrites sont devenues un frein à la conclusion efficace de contrats : impression et numérisation massives, navette postale des signatures de parties contractantes à travers le monde, etc. L’objectif de la signature électronique est d’automatiser les flux d’accords et de rationaliser la génération, la révision et l’approbation des contrats.

Les outils de signature électronique permettent de conclure jusqu’à 82% des accords en moins d’un jour, et 49% en moins de 15 minutes[12]. Ils permettent d’économiser en moyenne 30 euros par contrat en réduisant les coûts matériels et en améliorant la productivité des employés[13]. Les signatures électroniques éliminent les coûts d’impression, de télécopie, de numérisation, de livraison express et les risques liés à l’impression, la signature et la numérisation. Elles offrent en outre une véritable sécurité juridique avec les pistes d’audit, le cryptage des signatures et les certificats d’inviolabilité pour protéger les contrats contre la répudiation.

Pour autant, la signature électronique est-elle considérée comme authentique en matière de preuve ?

Depuis l’instauration du règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) en 2016, la signature électronique peut être utilisée pour recueillir des consentements de manière sûre et conforme, et ce en France et dans les autres pays de l’Union européenne. Ce règlement européen exige certaines normes pour assurer l'identification électronique et la confiance dans les transactions électroniques qui concernent le marché intérieur de l'Union européenne. Il définit ainsi deux types de signatures basées sur des certificats, que sont les signatures électroniques avancées (AES) ou qualifiées (QES), qui nécessitent une authentification de l'identité avant l'émission d'un certificat numérique.

En cas de litige, il convient de faire appel au certificat d’achèvement obtenu après avoir signé électroniquement un contrat. En effet, les logiciels de signature électronique établissent ce dernier en prélevant les informations clés sur la transaction (adresse IP, horodatage). La signature de la transaction litigieuse peut alors être prouvée devant le tribunal avec ce certificat. D’ailleurs, l’article 25 de la section I du règlement eIDAS établit que "L’effet juridique et la recevabilité d’une signature électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que cette signature se présente sous une forme électronique".

De plus, l’authenticité de la personne qui signe électroniquement et la validité de la signature électronique sont assurées par la cryptographie. Cette dernière s’appuie sur la technologie d'infrastructure à clés publiques, qui fonctionne avec une autorité de certification tierce pour faire correspondre le signataire à son identité numérique.

Une plateforme sécurisée pour stocker et partager les contrats

Pour minimiser les risques juridiques d’un CLM automatisé, il faut particulièrement veiller à la sécurité des données personnelles et au respect du RGPD. En cas de violation, la responsabilité du dirigeant peut être engagée. C’est pourquoi les méthodes de stockage et de partage des contrats peuvent être un facteur déterminant dans l’évaluation du niveau de risque auquel une entreprise est exposée.

La plateforme d’hébergement du logiciel CLM utilisé, la disponibilité du cryptage des données, l’authentification unique (SSO) ou l’authentification multifacteur (MFA) peuvent aider à choisir l’outil le plus adapté pour la sécurité des données contractuelles.

Les outils CLM permettent d’optimiser la gestion des contrats en conformité avec les exigences réglementaires, d’améliorer et d’accélérer l’approbation et la signature des contrats, menant donc à une standardisation et une rationalisation de la création de contrats, des processus de clôtures et de la conformité juridique.

Investir dans les solutions CLM est nécessaire pour chaque entreprise souhaitant étendre son activité et gagner en croissance. Les dispositifs d’automatisation des process permettent de libérer un temps précieux pouvant être mis à profit dans des activités où l’humain est central et ne peut être remplacé. Ils accroissent considérablement la création de valeur d’une entreprise. L’automatisation par l’intelligence artificielle représente donc un gain en efficacité essentiel : une enquête mondiale menée auprès de services juridiques montre que 65% des professionnels du droit considèrent que le temps perdu à effectuer des tâches administratives est leur principal point faible. Là réside l’importance et le défi de la digitalisation.

Chronique « Droit, Juriste et Pratique du Droit Augmentés »

Cette chronique a pour objectif, de traiter de questions d'actualité relatives à cette transformation. Dans un contexte où le digital, le big data et le data analytics, le machine learning et l'intelligence artificielle transforment en profondeur et durablement la pratique du droit, créant des « juristes augmentés » mais appelant aussi un « Droit augmenté » au regard des enjeux et des nouveaux business models portés par le digital.

Avec son Augmented Law Institute, l'EDHEC Business School dispose d'un atout majeur pour positionner les savoirs, les compétences et la fonction du juriste au centre des transformations de l'entreprise et de la société. Il se définit autour de 3 axes de développement stratégiques : son offre de formations hybrides, sa recherche utile à l'industrie du droit, sa plateforme de Legal Talent Management. https://www.edhec.edu/fr/ledhec-augmented-law-institute



[1] https://blog.avocats.deloitte.fr/digitalisation-gestion-risques-juridiques-resultats-de-enquete/

[4] Contrôle des dépenses – Principaux éléments d’une stratégie d’efficacité et de performance en France

[5] PayStream Advisors 2016 Contract Lifecycle Management Report

Partager :
Abonnez-vous
  • Abonnement intégral papier + numérique

  • Nos suppléments et numéros spéciaux

  • Accès illimité à nos services

S'abonner
Journal du 02 décembre 2022

Journal du02 décembre 2022

Journal du 25 novembre 2022

Journal du25 novembre 2022

Journal du 18 novembre 2022

Journal du18 novembre 2022

Journal du 11 novembre 2022

Journal du11 novembre 2022

S'abonner
Envoyer à un ami
Connexion
Mot de passe oublié ?