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Journée du management juridique : le digital à l'honneur

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Journée du management juridique : le digital à l'honneur
© A.P. - Au pied de la Tour Eiffel, à l'Espace congrès UIC-P, les participants ont repensé le management juridique.

Contract management, systèmes d'informations juridiques, solutions numériques, logiciels, robots, réseaux sociaux… La fonction juridique en entreprise doit surfer sur la vague du numérique et ne pas se laisser engloutir. La digitalisation est une opportunité incroyable pour faciliter la vie des directions juridiques en leur permettant de «délocaliser la mémoire de stockage et de se concentrer sur la mémoire de calcul», selon l'analogie avec l'ordinateur faite par Nicolas Bodin, responsable juridique d'InterCloud, membre de l'AFJE.

La direction juridique moderne se digitalise en suivant deux mouvements : d'une part le numérique pour le droit et d'autre part le droit par le numérique. C'est à cette tendance incontournable qu'était dédiée la 6e Journée du management juridique organisée récemment par Legiteam et Village de la Justice.

Le contract management sous l'empire du nouveau droit des contrats

Pour Rémy Rougeron, président de l'Association française de contract management (AFCM), l'atout majeur de la réforme du droit des contrats, est de confier aux parties les rennes de la gestion de la pérennité de la relation contractuelle.

La réforme est intéressante, selon lui, car elle inscrit dans les textes toute la phase précontractuelle et consacre la liberté contractuelle dans le code civil. « Le législateur a pris conscience de l'encombrement des tribunaux et sait que le monde des affaires est important pour créer de la richesse. » Le juriste devient alors « gardien de la pérennité contractuelle ». Il s'agit « d'un outil fabuleux » qui doit s'accompagner d'un changement de mentalité profond dans les entreprises.

Pour Vanessa Hespel-Perin, directrice juridique de Reed Midem, la réforme rend le droit des contrats français plus compétitif et plus clair vis-à-vis des contractants étrangers. La directrice juridique salue l'esprit pragmatique du législateur. Finalement, l'esprit de collaboration entre contractants, prôné par la réforme, est en accord avec la pratique. « Cette réforme n'est qu'une adaptation de ce qui se passe aujourd'hui à notre niveau », pour cette praticienne.

La directrice juridique appelle tout le monde à être de bonne foi et à pratiquer la transparence. Il faut davantage de collaboration et de dialogue entre les parties, mais aussi avec les juges « garants de l'attractivité du droit français ». Elle estime que l'ordre public français est plutôt restreint, ce qui facilite les échanges commerciaux internationaux.

Lionel Schwirtz, directeur général adjoint de Legal Suite, parle d'un « toilettage » et d'une « modernisation » du code civil, mais aussi de l'objectif de codification de la jurisprudence. La réforme renforce la position du contract manager sur l'ensemble du cycle contractuel : préparation, exécution et pérennité du contrat.

En présentant le logiciel CLM, développé par Legal Suite, qui trace tous les échanges entre cocontractants et permet la bonne gestion d'un contrat, il explique que ce type d'outil facilite le travail des contract managers et propose des indicateurs de performance contractuelle.

Une juriste d'EY estime que la réforme va surtout permettre de mettre à jour les juristes français sur leur propre droit, car certains n'exercent plus qu'en droit anglo-saxon ou en droit international, et ne maîtrisent plus vraiment le droit national. Désormais, ils vont pouvoir utiliser plus souvent le droit français devenu plus attractif grâce à la réforme qui intègre des concepts de droit anglo-saxon.

L'intervention du juge dans le contrat « peut faire peur » pour Rémy Rougeron. Elle est pourtant logique et en accord avec l'esprit de la réforme qui prône la bonne foi et la transparence. Pour les panelistes, cela demande toutefois que les juges puissent développer une vision globale transverse sur le contrat et la relation contractuelle.

Quelles sont les premières actions à mener pour les contract managers ? Pour les intervenants, il paraît évident que la réforme implique un travail pratique de réflexion et un travail pédagogique de communication.

Ainsi, les directions juridiques sont invitées à :

  • faire un état des lieux des modèles de contrats et s'interroger sur leur équilibre et leur efficacité ;
  • mettre à jour tous les contrats ;
  • éduquer leurs juristes et partager l'esprit de la réforme avec l'ensemble des intervenants du contrat, notamment les techniciens et les commerciaux ;
  • communiquer auprès des comités de direction.

Réussir en milieu « hostile » : les multiples défis du SI juridiques

Passer à l'action et relever le défi de la digitalisation des directions juridiques peut devenir un vrai parcours du combattant.

Ce défi est malheureusement trop souvent ignoré par les acteurs juridiques qui n'ont pas encore réalisé à quel point il devient essentiel de maîtriser ses systèmes d'information (SI). « Encore beaucoup d'entreprises ne sont pas montées dans le train », déplore Nicolas Sarraquigne, responsable ventes de Legisway, qui a parsemé sa présentation de petits clips humoristiques mettant en scène l'Homo Contractus, le juriste de la Préhistoire.

Un panel représentatif d'acteurs concernés - composé d'une grande société cliente (Orange), d'une plus petite (ST Micro Electronics), d'un fournisseur de services informatiques juridiques (Legisway), et d'une société de conseil en conduite de projet (Green Conseil) - a insisté sur la nécessité et l'efficacité des logiciels et systèmes d'informations juridiques dans les entreprises.

De fait, cela permet aux juristes d'avoir accès à tous les contrats de la société, même à l'international, afin que les directeurs juridiques sachent exactement de quoi ils sont responsables et quels risques court leur entreprise.

Les sept règles d'or qui accompagnent une démarche d'informatique juridique
1. Intégrer le nouveau positionnement de la direction juridique
Aujourd'hui, la direction juridique (DJ) est sollicitée tout le temps car « on n'ose plus lever le petit doigt sans avoir l'aval du juridique, mais on la sollicite trop tard », déplore Théodore de Saint Rémy (Legisway). Il faut donc repositionner la DJ au cœur du débat business, car elle n'est plus qu'une fonction support d'expertise. « Nous sommes devenus des business partners. Plus personne ne part en négociation chez Orange sans avoir son juriste à ses côtés », explique Sabine Martin, directrice juridique knowledge management du groupe.
2. Donner au projet une dimension corporate
Si les DRH et DAF ont déjà été confrontés à l'implantation d'un nouvel outil métier au cours de leur carrière, ce n'est pas le cas des DJ. Pour la directrice juridique d'Orange, afin d'obtenir le budget nécessaire, il faut se chercher des alliés dans l'entreprise et vendre le fait que cela permettra de donner des reporting sur les budgets et les réserves pour litiges. En outre, un logiciel de gestion des données juridiques dégage un véritable gain de temps et donc une valeur ajoutée pour le service.
Pour Didier Lucot de ST Micro Electronics, l'argument massue qui emporta sa direction générale fut le gain de temps et donc d'argent pour les contrôleurs de gestion. L'axe essentiel est le financier, il faut donc essayer de quantifier le gain que va rapporter le SI juridique.
3. Définir le bon outil cible
L'échec est compliqué dans ce domaine en entreprise, il faut donc mettre toutes les chances de son côté pour avoir le bon outil informatique. Le retour d'expérience chez Orange est très éclairant. Sabine Martin conseille ainsi de faire des essais-tests d'outils SI.
4. Mobiliser la bonne équipe projet qui mène la barque en interne
Il est très importance d'avoir un sponsor haut placé dans la société (le DJ, le DG ou un membre du Comex). Chez ST Micro Electronics, ça a mis presque deux ans. La figure de l'administrateur du projet est extrêmement importante, il doit connaître les capacités de l'outil et les besoins de ses utilisateurs. C'est mieux s'il est juriste, c'est d'ailleurs le cas chez Orange et ST Micro Electronics. Il est toutefois possible de faire appel à un prestataire extérieur, spécialiste du sujet.
5. Anticiper la reprise de données
Point d'hostilité du projet par nature car c'est compliqué de reprendre toutes les données éparpillées (papiers, numériques, worldwide). Cette reprise fait partie de la stratégie métier, elle est essentielle.
6. Observer la règle des 80/20 (standard/spécial)
Fameuse règle de Paretto, encore plus vraie chez les juristes car ils n'aiment pas laisser des choses sous le tapis et anticipent les risques. Attention aux solutions trop complexes. Legisway conseille de ne pas prendre d'outil trop spécialisé. Alors que chez Orange, c'est le contraire, la DJ a demandé 80% de spécifique et 20 % de standard. Au départ, elle avait un outil « Chanel, haute couture » mais un peu complexe, qui a finalement été simplifié. « Il faut résister à la tentation de vouloir que l'outil fasse tout », s'exclame Sabine Martin.
7. Communiquer, gérer l'après ouverture du service!
L'utilisation d'un outil SI doit être suivie au fil du temps afin qu'elle reste efficiente.

La digitalisation de la fonction juridique

La révolution numérique a renversé toutes les méthodes de travail des professions juridiques, à commencer par les avocats. La jeune avocate Yaël Cohen-Hadria a ainsi présenté le réseau informatique sécurisé permettant la communication entre avocats, le RPVA, et le tout nouveau site avocat.fr. Elle a ensuite fait la promotion des outils digitaux, « très utiles, même s'il faut les adapter et repasser derrière des contrats et des modèles automatisés ».

Un avocat rebondit en expliquant que l'accès à l'information n'a plus de valeur. « Aujourd'hui, l'avocat vend sa connaissance et son expertise des informations et non plus seulement des données juridiques. »

Grâce au digital, l'avocat peut faire du sur mesure et ainsi améliorer ses contrats, ses clauses, ses conseils juridiques. Le numérique permet un gain de temps dans la recherche de données et l'automatisation de tâches répétitives à faible valeur ajoutée.

Un effet très bien résumé par l'animateur de la table ronde, Nicolas Bodin, responsable juridique d'InterCloud, responsable du comité des jeunes juristes de l'AFJE, qui fait l'analogie avec l'ordinateur. « Le numérique permet au juriste de délocaliser la mémoire de stockage et de se concentrer sur la mémoire de calcul. »

« On va changer de métier. Dans cinq ans, toutes les entreprises trouveront leurs modèles de contrats automatiquement et gratuitement sur le net », estime l'avocat Philippe Ginestié, avocat associé au cabinet Ginestié, Magellan et Paley-Vincent, qui n'a pas manqué de faire l'apologie des MOOC, du Big data et de la blockchain.

Du côté des juristes, la révolution est aussi en marche. Pour Rosa Taban, directrice juridique de la société eJust, ce n'est pas une révolution mais simplement un outil de mise en œuvre du droit en place. « Le digital est le cœur de notre métier, on le conjugue avec le droit existant pour offrir un service de résolution des litiges. » Selon elle, internet permet de rationaliser le travail du juriste.

Pour Anthony Level, directeur des affaires réglementaires numérique du groupe TF1, l'accès à internet a changé les pratiques, en interne comme en externe. « Google est vraiment polluant dans l'entreprise », ironise-t-il. Son point de vue sur l'utilisation des réseaux sociaux, professionnels (Linkedin, Viadeo) et personnels (Facebook, Twitter), ne manque pas d'intérêt. Il raconte qu'un accident de nom de domaine de TF1 a pu être réglé en plein week-end grâce aux réseaux sociaux. Les intervenants de la table ronde ont ensuite passé en revue les nouveautés numériques comme le Cloud, le Big data, l'Open law, les legal start-up… et même les nouveaux robots avocats (Ross et Peter).

D'ailleurs, le travail collaboratif est-il une réalité ? C'est une évidence pour Philippe Ginestié qui recommande aux juristes et aux avocats de mettre leurs documents sur le Cloud mieux protégé que les adresses mail et qui permet l'accès à ses documents, par plusieurs personnes, partout et tout le temps. En revanche, pas de Cloud chez TF1 !

En ce qui concerne le recours aux legal start-up, Anthony Level estime qu'il « est pratique, mais pas pour les grands groupes industriels comme TF1. Ça sauve les PME, c'est du prêt-à-porter, ce n'est pas parfait, mais le rapport qualité-prix est extrêmement satisfaisant ». En tant que juriste d'un grand groupe, il ne déléguerait pas les grands contrats à des logiciels car il fait « de la haute couture ». Il se montre très intéressé par eJust mais pour autant, il aurait du mal à convaincre les dirigeants de TF1 de mettre la clause d'arbitrage d'une legal start-up dans tous ses contrats !

Immochan : grand gagnant des Prix de l'Innovation 2016

Une première, depuis la naissance du Prix de l'innovation en management juridique : le Prix du Jury et le Prix du public ont été décernés au même lauréat. Avec sa création de jeux de société ludo-pédagogiques destinés à la formation des opérationnels, Immochan a donc fait l'unanimité pour cette 4ème édition.

Cette double récompense a créé la surprise chez les lauréats eux-mêmes. En recevant le Prix du public, Ulrich Lepoutre, directeur juridique d'Immochan - filiale immobilière du groupe Auchan qui gère des centres commerciaux - a ainsi déclaré « Je n'avais pas imaginé un deuxième prix ! ».

Lors de la remise du Prix du Jury, Florence Graveline, chef du service des études juridiques Sacem et lauréate du Prix 2015, a confirmé qu'Immochan avait fait l'unanimité parmi les membres du jury avec son concept ludo-pédagogique. De fait, sa direction juridique a mis en place deux jeux de société pour la formation des opérationnels aux enjeux juridiques de leurs activités.

Cette innovation, a expliqué Ulrich Lepoutre, « est un travail d'équipe, et une réussite également grâce à la société Kelje » qui les a accompagnés dans tout le processus de création. Sa collaboratrice, Constance d'Herbigny, a confirmé quant à elle que cette démarche « est un levier de motivation et de challenge dans notre métier. Je suis ravie que nous ayons participé à ce prix ».




Anne MOREAUX
Journaliste

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