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Gouvernance de l'information : le 9e Rapport annuel du Serda nous éclaire

IA, Big data, RGPD, télétravail, cybersécurité… La bonne gouvernance de l'information numérique est un sujet qui prend de l'ampleur dans toutes les organisations. Un phénomène qui revêt une importance d'autant plus grande en cette période de crise impliquant un confinement quasiment planétaire. La neuvième édition du Rapport annuel du Serda fait le bilan de la mise en place d'une telle gouvernance dans les entreprises publiques et privées dont la moitié ne semble pas avoir encore saisie l'impériale nécessité.
Gouvernance de l'information : le 9e Rapport annuel du Serda nous éclaire
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Selon l'enquête menée par le Serda, en 2020, 53 % des organisations ont mis en place une gouvernance de l'information numérique, dont 20 % de manière globale, et 33 % de façon partielle. Une petite amélioration par rapport aux éditions précédentes, l'année se caractérisant par une augmentation de 5 % des démarches globales mises en œuvre au sein des organisations publiques (rattrapant leur retard en la matière dénoncé par le rapport précédant), qui laisse toutefois 47 % des organisations répondantes dans les limbes de la gestion des données numériques.

Encore beaucoup à faire

« Si nous arrivons à jongler avec zoom, skype, hangout, et teamViewer notamment, beaucoup ont plus de difficulté à accéder aux contenus informationnels et documentaires de leurs organisations. D'un Conseil régional à un Conseil départemental, d'un établissement public à une entreprise privée, la réalité du travail à distance n'est pas la même car la stratégie de gouvernance de l'information numérique est encore trop inégale. Il reste encore beaucoup à faire, et c'est ce que les résultats de l'enquête nous disent et c'est ce que la réalité liée au confinement nous démontre tous les jours », souligne Caroline Buscal, responsable Serda Conseil, en introduction de cette neuvième édition du rapport annuel.

Un travail de compilation et de synthèse qui est l'occasion de s'informer, de comparer les pratiques et de se fixer les prochaines étapes pour mieux piloter et développer sa gouvernance de l'information, un véritable atout, notamment en temps de crise. Il contient une enquête annuelle menée auprès d'organisations de tous horizons qui permet « de mesurer que le digital se diffuse d'année en année dans le quotidien professionnel des répondants et d'analyser la progression de la gouvernance de l'information numérique, ses défis mais aussi le niveau de résistance de certaines organisations », explique le Serda.

Auparavant circonscrite aux services informatiques, cette matière s'est ouverte à d'autres fonctions métier dans les organisations comme les RH, juristes, chefs de projet compliance, DPO, marketing, responsables de la transformation digitale... Une bonne « hygiène de l'information » sollicite en effet plusieurs services, de la direction stratégique aux services juridiques et éthiques en passant par les fonctions documentaires, archivistes et techniques.

La mise en œuvre de la gouvernance de l'information est désormais une question vitale comme en témoigne l'actualité de confinement avec le besoin impérieux d'accéder aux données de l'entreprise à distance en toute sécurité. Elle était toutefois encouragée par le Gouvernement avant la crise avec le plan « République Numérique » et ses déclinaisons comme « l'AP2022 » (pour la digitalisation des services publics). En outre, cet enjeu prend de l'ampleur à l'international avec le projet de normalisation de « l'Information Governance » lancé dans le cadre de l'ISO/TC 46 Information Documentation/AHG1 Gouvernance Information.

Prise en compte de l'enjeu sécuritaire

Néanmoins, malgré des avancées certaines, les répondants à l'enquête du Serda évoquent le défi du déficit flagrant de soutien financier, managérial et méthodologique (expérience utilisateur pas assez prise en compte) à la fonction de gestion informationnelle. Si « le manque de volonté des décideurs et managers » reste toujours la difficulté majeure ressentie, à hauteur de 54 % (inchangé par rapport à 2019), le frein que représente le danger face à la sécurité des données et systèmes « le manque de conscience des dangers encourus en matière d'informations » prend en 2020 la deuxième place et confirme sa hausse continue depuis plusieurs années.

Pourtant, « l'enquête révèle également que la sécurité et le partage raisonné de ces ressources sont largement reconnus comme essentiels. La considération du RGPD a gagné ainsi du terrain. La fonction de la gouvernance institutionnelle est désormais reconnue comme une fonction à assumer en interne – seuls près de 2 % des sondés acceptent d'externaliser cette fonction », constate en avant-propos la professeure Dr. Basma Makhlouf Shabou, coordinatrice du secteur archivistique, filière information documentaire au sein de la Haute école de gestion de Genève.

À la question portant sur les principaux enjeux attendus de la gouvernance de l'information, la première marche du podium reste stable et toujours occupée par « l'accès et le partage de l'information et des connaissances », c'est-à-dire par les besoins quotidiens des utilisateurs, tous secteurs d'activités confondus, et ce pour 85 % des répondants.

En revanche, cette année est marquée par le fait que la question de la sécurité de l'information, qui devient centrale, passe à la deuxième position. Ainsi le problème de “la maîtrise des risques liés à la gestion de documents ou d'informations” a progressé de 3 points (47 % en 2020 contre 44 % en 2019) et décroche des autres enjeux tels que l'organisation de la définition de règles et process de gestion, la valorisation des informations ou encore de leur pérennité à long terme. Preuve qu'une révolution est en cours.

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