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Gestation d'un guide de l'AFA sur les cadeaux d'entreprise

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Gestation d'un guide de l'AFA sur les cadeaux d'entreprise
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L'Agence française anticorruption (AFA) a publié un projet de guide qui a pour but d'établir une politique sur les cadeaux et invitations dans les entreprises, les associations et les fondations. Ayant vocation à faciliter la réglementation des présents dans le monde des affaires, ce projet est ouvert à la consultation pour être affiné.

Les cadeaux ou invitations sont des pratiques courantes dans le monde des affaires. Ils peuvent représenter un coût non négligeable pour les organisations lorsqu'ils sont fréquents, onéreux et largement distribués. Ils répondent à différentes finalités : faire connaître un produit ou un service (invitation à un salon professionnel, échantillons…), négocier un contrat ailleurs que dans un lieu de travail (restaurant, spectacle), remercier les collaborateurs d'une autre entreprise à la suite d'une opération partenariale réussie, etc.

Le risque est qu'ils soient utilisés à des fins de corruption, visant à obtenir des destinataires des avantages ou des informations. En revanche, même lorsqu'ils ne visent pas à obtenir indûment un avantage quelconque, ces cadeaux peuvent également jeter le doute sur l'existence d'une collusion entre personnes d'organisations différentes, aux dépens de ces dernières.

C'est pourquoi il est important de pouvoir encadrer cette pratique courante dans le monde des affaires, en concertation avec les acteurs concernés.

Le guide pratique proposé par l'AFA servira donc à éviter ces situations en gérant attentivement la distribution de ces gratifications. Pour ce faire, il s'appuie entre autres sur les bonnes pratiques déjà appliquées par certaines entreprises. Il s'adresse notamment aux sociétés, aux établissements publics à caractère industriel et commercial, aux associations et aux fondations, quelle que soit leur forme juridique. Les observations sur ce projet de guide peuvent être dès à présent envoyées à l'adresse afa@afa.gouv.fr.

Les intérêts d'une politique sur les cadeaux d'entreprise

Encadrer la distribution des cadeaux et d'invitations dans une organisation permet notamment de prévenir les différents types de corruption ou le trafic d'influence. En effet, si tous les cadeaux et invitations ne sont pas des actes constitutifs de corruption, ils peuvent le devenir dès lors qu'ils visent à obtenir de leur bénéficiaire une faveur indue en contrepartie de l'avantage qui lui est procuré.

Les personnes qui se rendent coupable de corruption sont passibles de sanctions pénales ainsi que la structure à laquelle ils appartiennent. Ces sanctions peuvent causer de nombreux préjudices à l'organisation.

Outre la corruption, d'autres infractions pénales peuvent ainsi être évitées. Parmi les infractions auxquelles les organisations sont le plus fréquemment exposées on peut mentionner l'abus de confiance, délit prévu à l'article 314-1 du code pénal et l'abus de biens sociaux, délit applicable aux dirigeants des sociétés par actions, prévu dans le code de commerce.

Cette politique est également un moyen pour l'organisation d'exprimer son engagement à respecter la loi pénale. Elle véhicule des valeurs sur lesquelles l'entreprise peut communiquer auprès de ses collaborateurs comme de ses partenaires commerciaux.

Comment élaborer une telle politique ?

Pour pouvoir élaborer une réglementation sur les cadeaux et invitations d'entreprise, il faut d'abord définir et illustrer quels sont ceux qui entrent dans le champ de cette politique. On peut citer par exemple les repas au restaurant, les invitations à un événement sportif ou culturel ou à un salon professionnel, la prise en charge des frais de voyages d'affaires, les prêts financiers, les garanties ou cautions, les prestations de service ou de travaux à titre gratuit, les prêts de locaux, les cadeaux offerts par un collaborateur de l'organisation à l'un de ses proches…

Il faut aussi déterminer les situations hasardeuses en s'appuyant sur la cartographie des risques de corruption de l'entreprise.

Il est ensuite essentiel de déterminer les critères d'offre ou d'acceptation d'un cadeau. L'entreprise pourra ainsi différencier les règles applicables selon qu'il s'agit d'un cadeau, d'un repas d'affaires ou encore de la prise en charge d'un voyage d'affaires.

Dans le respect des textes en vigueur, les entreprises doivent fixer les conditions dans lesquelles il est possible d'offrir ou de recevoir des cadeaux et invitations. La procédure mise en œuvre distinguera le traitement appliqué aux cadeaux et invitations selon qu'ils sont offerts ou reçus.

Il faut également définir les règles internes de validation et de traçabilité pour déclarer et en faire valider les cadeaux par la hiérarchie. Un répertoire des cadeaux et invitations doit également être mis en place ainsi qu'une déclinaison locale de la politique.

Enfin, la politique sur les cadeaux et invitations doit organiser les rôles et responsabilités dans la définition, la mise en œuvre et contrôle du respect des règles de l'organisation.

Les pratiques à adopter pour la mise en œuvre de la politique

Pour mettre en œuvre une politique concernant les cadeaux d'entreprise, il est nécessaire que l'instance dirigeante manifeste son engagement. Cet engagement montre la volonté de l'instance dirigeante d'assurer et d'encourager des comportements et une éthique des affaires répondant à des règles strictes en matière d'intégrité.

Les instances dirigeantes et l'ensemble des collaborateurs doivent être formés ou sensibilisés à la procédure relative aux cadeaux et invitations même s'ils ne sont pas tous exposés à ce risque de manière identique. La cartographie des risques de l'organisation permet de former spécifiquement les personnes les plus exposées.

La formation peut détailler les questions qu'il convient de se poser avant d'offrir ou de recevoir un cadeau, une invitation ou tout autre avantage. En cas de doute, les personnes concernées sont invitées à interroger leur supérieur hiérarchique ou à saisir le responsable de la conformité ou tout autre référent désigné pour déterminer si le cadeau ou l'invitation peut être offert ou accepté.

Avant d'offrir un cadeau ou une invitation, il convient de se renseigner sur la politique du bénéficiaire afin de ne pas le placer dans une situation contraire au code de conduite de son organisation. Les formations permettent aux collaborateurs de développer le réflexe de refuser ou de restituer un cadeau ou une invitation qui ne correspondrait pas à la politique de l'entreprise.

Contrôler le respect de la politique

Pour s'assurer du respect de la politique sur les cadeaux et invitations d'entreprise il faut d'abord détailler les différents niveaux de contrôle. Le premier est l'autocontrôle, les collaborateurs vérifient qu'ils respectent la politique de leur organisation ; ensuite le contrôle de niveau 1 fait intervenir le supérieur hiérarchique, le service chargé de la comptabilité et le responsable de la conformité ; le contrôle de niveau 2 est à la charge du contrôle interne et/ou du responsable de la conformité qui effectuent des contrôles périodiques ; enfin le contrôle de niveau 3 est effectué par l'audit interne.

Les contrôles sont déclinés selon que le paiement du cadeau, de l'invitation ou l'avantage est effectué directement par l'entreprise ou indirectement c'est-à-dire lorsque le paiement est effectué par un individu qui en demande ensuite le remboursement au moyen d'une note de frais.

Indépendamment des sanctions pénales encourues en cas de corruption ou de toute autre infraction pénale, toute méconnaissance de la politique de conduite peut conduire, le cas échéant, à la mise en œuvre des sanctions disciplinaires telles que prévues dans le code de conduite et/ou le règlement intérieur.




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