AccueilDroitActualité du droitComment mettre en place des KPIs
CAMPUS AFJE 2021

Comment mettre en place des KPIs

Les directeurs juridiques de Chanel et SNCF Réseau ont animé un atelier sur la mise en œuvre des KPIs pour mieux piloter leur service, afin de partager conseils et retours d’expériences sur l’évaluation de la performance.
Comment mettre en place des KPIs
© AFJE - Timothé Kieffer, Deputy General Counsel et Chief Compliance Officer chez SNCF réseau, et Cécile Cailac, Associate General Counsel et Head Of Legal Operations chez Chanel.

DroitActualité du droit Publié le ,

Intitulé « KPIs : mettre en œuvre concrètement vos indicateurs clés pour piloter la direction juridique », cet atelier pratique a passé en revue les astuces mais aussi les écueils de la mise en place d’une évaluation de la performance des services juridiques.

Acronyme issu de l’anglais signifiant indicateur clé de performance, le KPI (key performance indicateur) est utilisé en gestion de la performance organisationnelle depuis des années dans les domaines comptables et marketing et s’est étendu à tous les services.

Comme pour les sportifs de haut niveau, il est en effet devenu indispensable aux entreprises de se fixer des objectifs chiffrés et de mettre en place des indicateurs pour mesurer la pertinence des actions mises en œuvre et les progrès effectués par leurs équipes, y compris la direction juridique (DJ).

Définir la notion de performance

« Est-ce que votre DJ a mis en place une notion de la performance de votre département avec des missions spécifiques et des objectifs clairs ? », commence par demander Cécile Cailac, Associate General Counsel et Head Of Legal Operations chez Chanel.

Car pour appréhender des critères de KPIs utiles et efficaces, le duo d’intervenants explique qu’il faut d’abord définir de ce qu’est que la performance pour sa direction juridique. Une notion floue qui semble être ajustable selon le secteur et la taille de l’entreprise ainsi que la volonté de son dirigeant.

« Les KPIs ne mesurent qu’une performance que vous avez prédéfinie. Il faut adopter une vision ambitieuse et se fixer des objectifs dont on va mesurer les progrès », explique la directrice juridique de Chanel.

« Il faut demander à sa direction ce qu’elle attend de vous », ajoute Timothé Kieffer, Deputy General Counsel et Chief Compliance Officer chez SNCF réseau.

Pour les intervenants, la notion de performance est « une tendance actuelle et pérenne » mais aussi « une notion compliquée à mettre en place » car nous travaillons dans un monde en évolution constante et au centre d’un cadre réglementaire très mouvant.

Par ailleurs, le rôle même de la DJ a subi des évolutions majeures ces dernières années. De « chief legal », simplement chargée d’établir des relations avec ses services et les avocats, elle est passée au « business partner » face à la pression pour limiter les coûts juridiques, puis au « diruptive risk guide » dans cette nouvelle ère des perturbations comme nouvelles normes (Covid, RGPD, RSE…). Ce nouveau rôle de preneur de risque montre bien selon eux la nécessité de mettre en place des KPIs afin de pouvoir peser les pour et les contre de telle ou telle stratégie contentieuse.

Il faut donc savoir déterminer quelle est la valeur ajoutée de sa direction juridique pour l’entreprise.

Déterminer ses KPIs en fonction de leur cible

Pour définir sa stratégie, il faut comprendre comment organiser concrètement la collecte, la bonne compréhension et l’adoption des indicateurs de performance. Cela se fait en fonction de leur cible.

Selon les intervenants, les directions juridiques ont deux cibles prioritaires : leur hiérarchie (KPIs externes) et leur équipe (KPIs internes).

Pour les KPIs externes d’une part, les intéressés se demanderont si leur direction est bien dimensionnée, combien coûte la fonction à l’entreprise, quelle est sa valeur ajoutée, comment les risques sont-ils gérés et quel est le ratio d’externalisation des taches.

« La DJ n’est pas qu’une source de coûts et un frein au business et les KPIs peuvent le prouver », insiste Cécile Cailac.

Attention aux faux amis

Pour le duo d’intervenants, il y a deux KPIs dont il faut se méfier : le temps de présence sur le temps passé et le nombre de dossiers par collaborateur.

« Ce sont deux écueils assez traditionnels dans les DJ qu’il faut éviter », estime Timothée Kieffer pour qui l’évaluation du temps passé au travail est « has been ».

Ces critères de performance ne sont pas de bons indicateurs car ce ne sont pas des données très fiables vu qu’elles sont extrêmement variables selon les secteurs et les domaines d’activité.

D’autre part, les KPIs internes seront déterminés en fonction du pilotage de la DJ et de son appréciation des risques, de la répartition de son budget et de ses ressources, de la valorisation des équipes, ainsi que par la mesure de la performance de ses partenaires externes comme les cabinets d’avocats.

« Nos avocats n’échappent pas du tout à cette question des KPIs », confirme Timothé Kieffer qui constate avec effroi « qu’il n’y a guère plus qu’en France qu’on continue de les payer en taux horaire et pas sur leur efficacité ». À l’anglo-saxonne, l’intervenant est un farouche partisan du paiement des conseils au forfait avec mesure de leur performance et prime de succès.

Rendre compte des progrès

Ce qui est important de retenir est que les KPIs deviennent de véritables indicateurs de performance s’ils rendent compte d’une valeur ou d’un progrès. Pour cela, ils doivent être « SMART », c’est-à-dire spécifiques, mesurables, acceptables, réalistes et temporellement définis.

« Les KPI ne sont pas du flicage mais de l’impulsion des changements et des améliorations », alerte Cécile Cailac.

Les intervenants citent ainsi comme exemples l’évolution du nombre de juristes dans la DJ par rapport aux entreprises du secteur, la réduction du budget avocat, l’augmentation du niveau de satisfaction des clients internes, la réduction du temps de traitement d’un type de contentieux ou de contrat, ou encore l’augmentation des formations.

Sur ce dernier point, ils estiment que les juristes doivent faire un effort de formation des salariés de l’entreprise sur la veille juridique et les évolutions du cadre réglementaire. « Ce volet formation est très facile à évaluer en KPIs et très valorisant », considère Cécile Cailac.

Pour une direction juridique de bons KPIs doivent:
1. Être alignés avec les objectifs de son entreprise et de sa DJ
2. Servir à motiver les équipes et renforcer leur engagement
3. Permettre d’impulser des changements
4. Soutenir une meilleure planification et allocation des ressources
5. Montrer les zones d’amélioration

Les KPIs servent à améliorer la bonne gestion budgétaire d’une DJ et assurer un pilotage précis de son activité. Ils doivent aussi démontrer une évolution dans le temps et des progrès réalisés.

Ce qui est important c’est de s’interroger sur l’utilité de chaque action, même sur le retour d’expérience d’une formation comme celle-ci.

« Les DJ recèlent de données extrêmement précieuses pour les entreprises qui les sous-estiment souvent », souligne Timothé Kieffer qui insiste sur l’importance de collecter et traiter des données fiables pour pouvoir les exploiter en bâtissant des stratégies pérennes.

Pour cela, les legaltechs offrent des services très performants. Les intervenants en profitent d’ailleurs pour faire des retours d’expérience sur l’utilisation de certains outils comme Hyperlex ou Docusign.

Chez Chanel, les données sont inscrites dans un « dashboard power BI », un service Microsoft pluggé sur Excel (considéré comme l’outil de base) et Office qui permet de donner des tableaux de bords de l’activité de la DJ.

Le secret est de comparer ses performances avec celles des DJ de sociétés équivalentes. Pour cela, l’ACC (Association of Corporate Counsel) partage beaucoup de données et « représente une bible pour les DJ » selon Cécile Cailac.

La bonne recette vise également à savoir bien communiquer ses KPIs par des modes différenciés, fréquents et adaptés au public. Timothé Kieffer confie d’ailleurs qu’avant même la mise en place du programme de conformité dont il a la charge, son directeur général lui a demandé quels seraient les KPIs de ce projet compliance.

Enfin, il faut savoir « faire vivre ses KPIs », en déterminant comment les analyser et en les révisant en fonction des innovations.

Partager :
Abonnez-vous
  • Abonnement intégral papier + numérique

  • Nos suppléments et numéros spéciaux

  • Accès illimité à nos services

S'abonner
Journal du 12 août 2022

Journal du12 août 2022

Journal du 05 août 2022

Journal du05 août 2022

Journal du 29 juillet 2022

Journal du29 juillet 2022

Journal du 22 juillet 2022

Journal du22 juillet 2022

S'abonner
Envoyer à un ami
Connexion
Mot de passe oublié ?