« Comment continuer votre activité juridique dans un monde où le télétravail devient la norme ? », interroge Benoît Lefebvre, directeur juridique et compliance chez Dilitrust, avant de répondre « par l'utilisation de logiciels adaptés », à l'instar de la suite Dilitrust gouvernance qu'il est venu présenter. Un outil professionnel utilisé par « 1 300 directions juridiques dont à peu près 700 en France ».
« Le juriste a des missions qui n'attendent pas et pour télétravailler il a besoin d'outils adéquats et de confidentialité », explique ensuite Cyril Godet, directeur commercial chez Dilitrust, en déplorant que « la France a toujours été à la traîne » en la matière.
Autonome même à distance
« Le juriste corporate doit faire de nombreuses tâches et ça fait 25 ans qu'on essaie de lui faciliter les choses », ajoute-t-il avant de faire un point sur les textes juridiques qui ont « enfin permis la généralisation du télétravail » depuis la crise sanitaire. Désormais, l'exception est devenue la règle et tout juriste doit être mobile et bien équipé.
Les intervenants rappellent ainsi l'importance de fournir aux juristes des organisateurs portables performants, des accès à un VPN (virtual private network, réseau privé virtuel) ainsi qu'à un cloud sécurisé.
Les logiciels métiers pour juriste d'entreprise doivent se focaliser sur plusieurs points d'attention : être capable d'offrir un accès sécurisé à des informations administratives relatives à l'identification des sociétés pour lesquels il travaille, à des informations sur les marchés pour les structures capitalistiques, ainsi qu'à tous les documents contractuels en donnant la possibilité de les annoter et de les signer à distance, et enfin de bien gérer les contentieux en ne manquant aucuns délais de recours.
L'objectif des solutions logiciel est que « le juriste soit tout à fait autonome et puisse travailler à distance de façon simple », résume Cyril Godet.
« On propose des organigrammes par algorithmes, pratiques et adaptables à souhait en direct sur l'outil avec la possibilité de les télécharger et de les importer sous différents formats. Les récentes demandes sont de pouvoir disposer de comparaisons, notamment avant après confinement. Il y a aussi un registre de mouvements de titres dématérialisé exportable partout permettant de ne manquer aucune échéance de renouvellement de mandats d'actionnaires. Notre outil permet aussi de mettre en place des cellules de crise protégées, très utiles en période de crise », illustre-t-il en faisant une démonstration des différents modules de l'outil Dilitrust.
Rapide et collaboratif
À l'image des cellules de crise, les outils doivent pouvoir proposer aux juristes des modules collaboratifs afin de maximiser leurs actions et de continuer à travailler en équipe. L'idée générale étant de mettre à disposition des moyens pour stocker les données, collaborer, fluidifier le travail et signer des documents en ligne.
« Nous proposons à nos clients des interfaces de travail très pratiques accompagnées d'outils de visioconférence », précise Benoît Lefebvre. Le logiciel offre également la possibilité d'avoir accès à plusieurs documents que l'on peut annoter et « même mettre des post-it comme on le fait en présentiel », ainsi que « la signature électronique scellée », qui permet par exemple de signer la feuille de présence d'un conseil d'administration ou encore de voter. « Grâce à cela, l'organisation du travail d'une instance en ligne est tout à fait possible. En plus, c'est légal depuis plus longtemps que les ordonnances de mai dernier et ça va se démocratiser », explique le juriste.
Ces logiciels sont aussi très efficaces en matière de gestion contractuelle. « On a des moteurs de recherche permettant de retrouver très facilement un document, même si vous avez des milliers de contrats, et qui propose aussi des modèles », explique-t-il. Plus besoin de faire des recherches sans fin et de fouiller ses mails, c'est dans Dilitrust gouvernance que les collaborateurs peuvent « travailler sur les contrats de façon collaborative où tout est encapsulé dans un service sécurisé ».
Pas de panique, car « aujourd'hui vous avez le cadre légal pour digitaliser vos missions et assurer la poursuite de toutes vos activités, même à distance », déclare finalement Benoit Lefebvre pour rassurer les juristes un peu déphasés en cette période délicate.
