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Cheuvreux Notaires en pleine transition digitale

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Cheuvreux Notaires en pleine transition digitale
© DR - Octo Technology a développé pour Cheuvreux un outil web unique permettant de traiter les dossiers plus facilement.

Les 300 collaborateurs de Cheuvreux Notaires, l'une des principales études franciliennes, utilisent de nouveaux outils digitaux développés sur-mesure. Rencontre avec Angélique Vernier, consultante en charge du projet de transformation digitale chez Octo Technology, et Xavier Boutiron, associé chez Cheuvreux aux manettes de cette «transformation extrêmement profonde» qui induit une «refonte des méthodes de travail».

Affiches Parisiennes : Pourquoi avoir fait appel à une société externe pour votre transition digitale ?

Xavier Boutiron : Notre réflexion a commencé très en amont, plus d'une année avant de faire appel à Octo Technology, et d'adhérer à leur méthode agile. Quand on s'est rencontré nous avons réfléchi sur notre maturité digitale et jusqu'où nous étions prêts à aller. Ce bilan nous a confortés dans ce besoin d'accompagnement externe. Nous avons alors décidé d'avancer ensemble, presque quotidiennement, en prenant de l'expérience, ce qui nous a permis de construire ce projet.

A.-P. : Quand avez-vous entamé cette transition digitale ?

Angélique Vernier : Nous avons initié ce projet en juillet 2016, main dans la main avec Cheuvreux, lors d'une première mission d'audit de maturité digitale, finalement assez standard pour Octo. En échangeant avec les associés de l'étude sur la base des résultats de cet audit, nous avons décidé de poursuivre ensemble afin de les accompagner sur leur transformation en suivant les principes d'agilité et de coconstruction.

"Notre réflexion a commencé très en amont, plus d'une année avant de faire appel à Octo Technology"
Xavier Boutiron

A.-P. : Aviez-vous déjà accompagné une étude de notaires chez Octo Technology ?

A.V. : Non, c'est la première fois. Octo est un cabinet de conseil multisectoriel. Nous avions déjà travaillé pour des experts-comptables, mais pas pour des notaires. Nous avons donc appris à connaître le fonctionnement d'une étude, même si nous n'intervenons pas tant sur la dimension métier. Notre expertise se fait sur la stratégie digitale, la conduite du changement, les choix à faire dans un système d'information moderne et la réalisation d'outils web.

A.-P. : A quel stade de la transition en êtes-vous ?

X.B. : Finalement, nous en sommes au démarrage, même si ce projet a déjà deux ans. Nous avons choisi une méthode dite agile, qui s'améliore quotidiennement et modifie l'architecture de notre système d'information. Octo a créé pour nous le cœur du système qui est un outil conçu sur-mesure, auquel nous allons agréger différents instruments et briques que l'on peut trouver sur le marché et qui nous aident à répondre à nos objectifs. Nous avons déjà déployé trois outils principaux mais nous avons encore une bonne dizaine de projets en cours. Nous sommes donc au commencement de cette transformation.

A.V. : Pour préciser, ça ne fait pas deux ans que nous développons des solutions. Le développement à proprement dit a duré 6 mois, et nous avons mis en production le 15 mai dernier trois outils pour les 300 collaborateurs de l'étude. La méthodologie agile, tous ses rituels et cette co-construction avec les collaborateurs, a été instaurée en novembre 2017.

A.-P. : Combien de temps cela va-t-il prendre pour parfaire cette transition ?

A.V. : Selon moi, une transformation digitale n'est jamais terminée. Elle passe nécessairement par une prise de conscience, puis par la mise en place d'outils par les équipes dirigeantes et les collaborateurs également. Finalement, c'est un changement de culture d'entreprise, qui passe au mouvement et à la transformation permanente. Ce n'est pas un passage d'un état A à un état B, mais véritablement un changement de culture, une nouvelle posture. C'est tout juste quelque chose en train de se mettre en place au sein de l'étude Cheuvreux.

"une transformation digitale n'est jamais terminée"
Angélique Vernier

A.-P. : Comment avez-vous fait pour connaître les besoins des opérationnels ?

A.V. : Nous avons passé notre temps à travailler auprès des collaborateurs et à construire avec eux, écran par écran, tous les outils que nous avons mis à leur disposition cet été. Avec les associés Cheuvreux, nous avons pris la décision de construire un outil web, ergonomique et simple, fait sur-mesure pour l'étude, utilisable par tous les collaborateurs, grâce à un groupe test composé d'une vingtaine de salariés de tous les services. Ces échanges ont eu lieu une fois par semaine sur une période de six mois.

X.B. : J'ai participé au maximum à ces échanges pour comprendre les besoins des utilisateurs, apporter aussi une vision managériale et ne jamais oublier le client final de l'étude qui doit être le bénéficiaire principal de cette transformation.

A.V. : Il est indispensable d'avoir un sponsor dans la direction, en l'occurrence Xavier, pour que cette conduite du changement réussisse et perdure. Le manageur est un peu le fil rouge de l'opération, il permet de garder la confiance, de montrer la direction à suivre et les étapes à franchir.

A.-P. : Un des outils est-il accessible à la clientèle ?

X.B. : Pas encore. Aujourd'hui, nous avons construit le cœur du système : la rampe de lancement qui nous permettra de développer notre espace client, une de nos priorités. C'est très important pour que les clients puissent nous communiquer des documents plus facilement et prendre connaissance de l'avancée de leur dossier.

"Finalement, nous en sommes au démarrage, même si ce projet a déjà deux ans"
Xavier Boutiron

A.-P. : En quoi consiste le cœur du système ?

A.V. : Nous avons développé pour Cheuvreux un outil web unique destiné à saisir toutes les informations concernant les dossiers des collaborateurs. Cet outil est branché via des API (Application Programming Interface, interface de programmation, N.D.L.R.) avec d'autres logiciels dont la suite Office 365, déjà en place au sein de l'étude qui permet d'avoir Word, Excel et l'agenda Outlook dans le cloud ; Trello pour faire du management visuel et de la gestion de flux ; et Box pour la gestion de documents collaboratifs en ligne. Ce dernier outil est utilisé dans l'esprit de collaboration dans l'étude Cheuvreux, mais également dans l'optique d'un partage avec les clients finaux.

A.-P. : Y a-t-il un volet intelligence artificielle, notamment par le biais d'un chatbot ?

X.B. : Ça fait partie des projets inscrits sur la feuille de route de notre stratégie digitale qu'on appelle Copernic. Toutefois, ce n'est pas une des priorités des prochains mois, car nous souhaitons d'abord développer d'autres briques comme l'espace-client et des solutions de reporting analytique ou comptable pour le management. Il est néanmoins très probable qu'on s'attaque bientôt à ce type de solutions.

"Nous avons développé pour Cheuvreux un outil web unique"
Angélique Vernier

A.-P. : Votre profession réglementée étant soumise à des obligations de confidentialité, avez-vous pris des précautions particulières ?

X.B. : Nous avons commencé ce projet en choisissant des solutions modernes et sécurisées pour façonner toute l'infrastructure de l'étude. De fait, nous n'avons plus de serveurs physiques mais passons uniquement par des data centers qui offrent des garanties extrêmement fortes, notamment la redondance des lieux de stockage pour parer les pertes d'informations. Ce système sécurisé vise à garantir au mieux la confidentialité de nos dossiers.

A.V. : Sur la partie plus technique, chez Octo nous adressons tout type de secteur et avons l'habitude de travailler avec des niveaux d'exigence et de sécurité très élevés, notamment dans la Défense ou l'aéronautique, donc ça ne nous a pas posés de difficulté. En l'occurrence, nous avons utilisé toutes les solutions de sécurisation des outils du marché comme Trello et Box, tout à fait en avance sur ces sujets, et implémenté des bonnes pratiques de développement et de sécurisation sur l'outil sur-mesure, ainsi que sur les API qui permettent la communication entre ces instruments web. Dans notre démarche, l'architecture et la sécurité qui va avec vont évoluer à l'ajout de chaque brique sur le cœur du système, en consultation avec l'équipe informatique de Cheuvreux.

A.-P. : Comment cette équipe informatique est-elle composée?

X.B. : Nous avons effectivement une DSI avec un directeur à la tête d'une équipe de 5 personnes qui va être enrichie d'un développeur au 1er octobre. Leurs échanges avec les consultants d'Octo sont très fréquents, peut-être même quotidiens.

A.V. : Je confirme. Si on s'adresse à plusieurs services au sein de l'étude, nous avons une relation privilégiée avec la DSI, notamment depuis la mise en production des nouveaux outils, car c'est le premier interlocuteur des collaborateurs. Par ailleurs, l'arrivée du développeur est quelque chose de très important car une entreprise qui se lance dans une transition digitale doit pouvoir se donner les moyens de faire elle-même. Si pour le moment l'expertise d'Octo est irremplaçable, l'enjeu est que petit à petit l'étude soit indépendante et garde cette agilité. Nous nous réjouissons que l'équipe puisse s'étoffer d'un développeur, un salarié qui sera véritablement en mesure de faire évoluer les nouveaux outils et le système d'information en général.

"Nous avons une DSI avec un directeur à la tête d'une équipe de 5 personnes enrichie d'un développeur"
Xavier Boutiron

A.-P. : Cette transition était-elle facile à engager ? En êtes-vous satisfaits ?

X.B. : Ça n'a pas du tout été un point de discorde, car il y avait une unanimité absolue sur la nécessité de s'engager dans une transformation digitale. En revanche, la méthode a été un peu plus compliquée à être acceptée par l'ensemble des associés, car on teste des outils et des idées perfectibles. La direction a complètement changé de paradigme en passant de la culture de l'achat de produits finis à celle du développement d'outil, donc de coûts fixes importants, mais amortis par un des principes d'abonnements.
Je suis à la fois satisfait et fier du travail qui a été accompli dans un temps très court mais je ne perds pas de vue qu'il faut poursuivre cette refonte de notre manière de travailler afin d'être le plus efficient possible. Le changement est extrêmement profond en interne avec une réorganisation des services, de nos méthodes de travail et de notre relation-client.

A.V. : Je suis satisfaite car avec ce système de coconstruction nous avons vraiment le sentiment d'avoir fait bouger les choses chez Cheuvreux.




Anne MOREAUX
Journaliste

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