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Notariat et transformation numerique

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Notariat et transformation numerique
© DR - Les notaires Jean-Francçois Humbert et Lionel Prouvost ont fait une démonstration de signature d'acte à distance.

Acteurs des nouvelles technologies depuis plusieurs décennies, les notaires accélèrent l'effort de dématérialisation et de développement numérique. La Chambre de Paris organisait récemment un Forum technologique pour présenter quelques-unes de ces innovations avec, notamment, la signature d'un acte en visioconférence.

Comme le souligne la Chambre de Paris, « la mutation digitale est aujourd'hui une demande des Pouvoirs publics, une attente des clients des études et une nécessité pour la gestion et le fonctionnement des offices notariaux ». L'innovation technologique est ainsi encouragée dans toutes les études : actes signés à distance, visioconférences, data-rooms électroniques, identité numérique, protection du patrimoine immatériel des clients, blockchain... Avec la maîtrise des technologie de l'information et de la communication (TIC), le notariat renforce ses missions actuelles et en remplit d'autres, en assurant son rôle de tiers de confiance dans une économie numérique mondialisée.

La République numérique

Avec la loi pour une République numérique du 7 octobre 2016, la France s'adapte progressive- ment à la dématérialisation des circuits d'information. Le droit n'est évidemment pas exclu de ces évolutions. De nombreuses start-up y interviennent, dont plusieurs dans la sphère notariale, de MyNotary à NCE/Legalstart en passant par FoxNot.

Au gré de cette profonde transformation, la société dématérialisée a plus que jamais besoin de tiers de confiance capables de créer de nouveaux repères. Tel est notamment le message du règlement européen “eIDAS” du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance. Ces tiers de confiance n'ont pas attendu la numérisation de l'en- vironnement quotidien pour s'adapter aux évolutions technologiques. Les notaires bénéfi- cient d'une légitimité particulière en raison de leur statut d'offi- ciers publics, « de magistrats de l'amiable », comme le souligne la Chambre de Paris, précisant « qu'ils offrent des garanties fortes en termes de discipline, d'accessibilité et de capacité à développer de manière cohérente des services numérisés au béné- fice de l'Etat comme de leurs clients et profitent d'un capital de confiance que leur accordent non seulement le public, mais aussi les acteurs économiques privés ou publics. »
Après avoir constitué le bras séculier de la modernisation et de l'automatisation de certaines de ses missions – publicité foncière, accès aux données immobilières, gestions de dossiers juridiques complexes en ligne pour les instances locales, Etat civil, gestion de fichiers pour le compte des Pouvoirs publics –, le notariat entend à présent « étoffer les services qu'il offre à sa clientèle par la sécurisation de l'identité numérique des personnes, la diffusion de ses plateformes d'information et la mise en œuvre de nouveaux outils numériques pour protéger le patrimoine immatérielet informationnel de ses clients ou pour mener en ligne des projets collaboratifs et complexes par le biais de data-rooms électroniques ».

La Direction des systèmes d'information

La Direction des systèmes d'information (DSI) de la Chambre des notaires de Paris développe, seule ou en collaboration avec les autres instances notariales, des “applica- tions métier” qui répondent aux besoins des notaires, des offices etde l'instance professionnelle.
La DSI assure la sécurité et la conti- nuité de service de ses applications en les faisant héberger dans des Data centers de dernière généra- tion. La plateforme de services hébergée et la plupart des applica- tions sont gérées et exploitées par Paris notaires services (PNS).
Au nombre de ses services numériques, la Chambre de Paris propose Télé@ctes.
Pascal Chassaing, président de la Chambre, et Philippe Marini, directeur régional des finances publiques de Paris (DRFIP), ont signé le 9 janvier dernier une convention de partenariat visant à développer l'usage de Télé@ctes. Par cette convention, la Chambre de Paris s'est engagée à mettre tous les moyens nécessaires pour généraliser la télépublication dans la Compagnie.
Cette convention est le prolonge- ment de celle passée entre le CSN et la DGFIP à l'automne dernier qui rend désormais obligatoire la télépublication de la quasi-to- talité des actes de ventes – biens achevés, Vefa, immeubles d'habi- tation, immeubles ruraux, terrains à bâtir... –, mais également les actes rectificatifs, les attesta- tions, servitudes, conventions de rechargement et radiation. L'accès direct au fichier immobilier annoncé par Bruno Parent, directeur de la DGFIP, lors du Congrès des notaires de 2016, constituera un avantage majeur pour le notariat.

L'acte authentique électronique

Autre service numérique essentiel pour les notaires, le déploiement de l'acte authentique élec- tronique (AAE). Aujourd'hui, 80 % des offices de la Compagnie de Paris en sont dotées en produc- tion, contre 68 % au niveau national. La très forte adhésion à l'acte authentique témoigne de l'efficacité de ce nouvel outil au service des notaires et de leurs clients. Au 31 mars 2017, les offices de la Compagnie ont déposé 309 458 actes électroniques au Micen, contre 149 461 au 31 mars 2016.

Dans le même esprit, le service “EUFides” a vocation de faciliter les échanges entre notaires européens, dans le cadre de dossiers transnationaux – ventes immobilières, successions trans- frontalières et testaments. Déve- loppé à partir du socle applicatif de l'espace notarial, Eufides est aujourd'hui traduit en six langues – allemand, anglais, espagnol, flamand, français et italien. Il est déployé dans dix pays – Allemagne, Autriche, Belgique, Croatie, Espagne, France, Italie, Luxembourg, Malte, les Pays-Bas et Slovénie.

La Chambre des notaires de Paris, qui a conçu et lancé cette plateforme, poursuit son développement pour le compte du Conseil des notariats de l'Union européenne (CNUE).

Les services numériques de la Chambre des notaires de Paris

- 10 234 adresses courriels gérées dans le réseau IntraNotaires (24 adresses en moyenne par office) ;

- 1 717 676 envois par les offices via le Service de transfert des fichiers volumineux, totalisant 4,62 millions de fichiers (33,8 To) ;

- 1 047 notaires et collaborateurs de 294 offices équipés pour le télétravail IntraNotaires ;

- 1 061 notaires et 2 682 collaborateurs équipés d'une clé Réal ;

- 309 458 actes électroniques déposés par les offices de la Compagnie au Micen.

Le service notarial de dépôt électronique

Le numérique s'impose également comme format d'un nouveau patrimoine dont la protection et la conservation doivent être assurées par le notaire. Pour répondre à ce besoin, le service notarial de dépôt électronique – ou coffre- fort électronique – est le seul service en France qui permet de donner date de l'existence et de la détention à des documents dématérialisés.

Il garantit également leur sécurisation et leur restitution à l'identique en les conservant dans un coffre-fort électronique, sous le contrôle strict du notaire. Ce service est utilisé pour divers besoins du dépôt de travaux de recherche ou de logiciels afin de se ménager la preuve d'antériorité au séquestre de documentation impliquant plusieurs parties, notamment dans le cadre de contrats commerciaux, en passant par la sécurisation de données qui doivent être figées et conservées de manière certaine...

Le service notarial de dépôt électronique permet ainsi au notaire de disposer d'une offre de services complémentaire auprès de sa clientèle d'entreprises et de se positionner sur ce “marché” de la protection du patrimoine informationnel.

L'année 2016 a connu une évolution dans le nombre de dépôts et ce chiffre est en constante évolution pour des besoins toujours plus variés – protection industrielle, intellec- tuelle et artistique, séquestres de technologie... Les dépôts les plus volumineux concernent toujours des data-rooms électroniques.

Ils permettent de figer dans le temps la documentation et de pouvoir la restituer de manière fiable et incontestable. En présence de son client, le notaire utilise le logiciel de dépôt installé sur son poste. Il utilise sa clé “Real” qui est la clé de son coffre-fort. Il effectue un acte notarié permettant de donner date certaine et d'établir un lien juridique et technique.

Le réseau IntraNotaires

Le réseau IntraNotaires, géré par la Direction des systèmes d'information de la Chambre des notaires de Paris permet aux offices :
- d'accéder de manière exclusive aux services métiers mis en œuvre par le notariat ;
- d'être protégés vis-à-vis d'internet par l'utilisation de pare-feu et de mécanismes anti-virus ;
- de disposer de moyens performants et économiques pour s'interconnecter avec un bureau annexe et bénéficier d'accès en télétravail.



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